Unter Finanzen führst du die Buchhaltung deines Vereins direkt in Membear. Rechnungen, Online-Zahlungen und Geschenkgutscheine verbucht Membear von selbst, Kontoauszüge gleichst du per Datei ab, Belege lädst du hoch oder schickst sie per E-Mail. Am Ende des Jahres führt dich eine Checkliste durch den Abschluss, und die Revision prüft direkt in Membear.
Hauptbereich (vereinfacht)
Der farblich hervorgehobene Eintrag zeigt, wo du in der echten App klicken musst. Die Reihenfolge kann bei dir minimal abweichen.
Finanzen steht in der linken Navigation zwischen Rechnungen und Newsletter – aber nur, wenn die Buchhaltung für deinen Verein freigeschaltet ist und du eine Finanzrolle hast.
Wer die Finanzen sieht
Die Finanzen sind nicht für den ganzen Vorstand sichtbar. Es kommt auf die Rolle an, die jemand unter Einstellungen › Vorstand hat:
| Rolle | Was sie in den Finanzen darf |
|---|---|
| Besitzer | Alles: buchen, freigeben, Einstellungen ändern, Zeiträume sperren und das Geschäftsjahr abschliessen |
| Kassier | Buchen, Kontoauszüge importieren, Belege verarbeiten, Rechnungen und Spesen freigeben, Zahlungsdateien erstellen, Einstellungen ändern |
| Revision | Nur lesen und exportieren, Buchungen abhaken, Fragen stellen und die Revision abschliessen |
| Mitglied | Kein Zugang zu den Finanzen |
Den Abschluss eines Geschäftsjahres, das Sperren von Zeiträumen und das Ausschalten oder Lockern des Vier-Augen-Prinzips behält Membear den Besitzerinnen und Besitzern vor. Die Rollen Kassier und Revision vergibt nur eine Besitzerin oder ein Besitzer. Mehr dazu unter Vorstand und Rollen.
Massgebend ist die Rolle unter Einstellungen › Vorstand. Ist jemand in der Mitgliederliste als «Kassier» erfasst, öffnet das die Finanzen nicht.
Freischaltung und Abo
Die Buchhaltung läuft derzeit im Pilot: Membear schaltet sie Verein für Verein frei. Ist sie für deinen Verein noch nicht freigeschaltet, erscheint Finanzen nicht in der Navigation.
Danach hängt der Umfang vom Abo ab (Details unter Abo und Abrechnung):
- Verein: Kontenplan, automatische Buchungen, Bankabgleich per camt-Datei, Berichte, Jahresabschluss, Spenden und Export. 10 Belege pro Monat liest die KI.
- Autopilot: zusätzlich der volle Autopilot, KI-Abgleich der Bankbewegungen, «Frag die Buchhaltung», der KI-Entwurf des Kassaberichts, das monatliche Kassier-Briefing, Lieferantenrechnungen mit Zahlungsdatei, Spesen im Mitgliederportal, Revision, Budget, MWST und Kostenstellen. Die KI liest beliebig viele Belege.
Ohne passendes Abo bleibt eine bestehende Buchhaltung lesbar: Buchungen, Berichte und Belege kannst du weiterhin ansehen und exportieren, wie es die Aufbewahrungspflicht verlangt. Neue Buchungen, Importe und die Automatisierung stehen dann still.
Die Bereiche
Oben in den Finanzen findest du diese Reiter:
- Übersicht: Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis des laufenden Jahres, Kontostände, letzte Buchungen und die Hinweise unter «Das braucht dich»
- Zu erledigen: alles, was Membear nicht selbst verbuchen konnte – mit einer Zahl, wie viel noch offen ist
- Bank: Kontoauszüge importieren und Bankbewegungen ansehen
- Zahlungen: Lieferantenrechnungen und Spesen freigeben und bezahlen
- Berichte: Erfolgsrechnung, Bilanz, Saldenliste, Kontoblatt, Kostenstellen und MWST
- Jahresabschluss: Checkliste, Kasse zählen, Abgrenzungen, Kassabericht und Revision
- Mehr: Buchungen, Belege, Spenden, Budget und Erste Schritte
- Einstellungen (Zahnrad rechts): Allgemein, Kontenplan, Geldkonten, Kostenstellen und Regeln
Hier klicken
Finanzen öffnen und oben die Reiter verwenden
Die Reiter liegen direkt unter der Überschrift. Auf dem Handy lässt sich die Leiste seitwärts wischen.
Was automatisch passiert
- Mitgliederrechnungen und Zahlungen: Zahlungen über zahls.ch, per Bank oder von Hand als bezahlt markierte Rechnungen werden gebucht. Mit der Soll-Methode bucht Membear die Rechnung schon beim Versand, abgeschriebene und stornierte Rechnungen ebenfalls.
- Geschenkgutscheine: Verkauf und Einlösung werden gebucht.
- Anlässe: Zahlungen für Anmeldungen zu einem Anlass landen als Ertrag auf einer Kostenstelle mit dem Namen des Anlasses.
- Kontoauszüge: Zahlungen mit QR-Referenz ordnet Membear der richtigen Rechnung zu und bucht sie. Doppelte Bewegungen erkennt Membear.
- Belege: Die KI liest Lieferant, Datum und Betrag und schlägt das Konto vor.
Was unklar ist, landet unter Zu erledigen. Wie viel Membear selbst bucht, stellst du mit dem Autopilot in den Einstellungen ein.
Buchungen lassen sich nicht löschen, nur stornieren: Membear erstellt eine Gegenbuchung, die ursprüngliche Buchung bleibt sichtbar. So bleibt für die Revision jede Änderung nachvollziehbar.
Die Kapitel
- Erste Schritte – Buchhaltung einrichten, Vorjahr übernehmen, Einstellungen
- Bank – Kontoauszüge importieren, Abgleich, Regeln und Bankmeldungen per E-Mail
- Belege und Zu erledigen – Belege hochladen oder mailen, Vorschläge bestätigen
- Zahlungen und Spesen – Lieferantenrechnungen, Vier-Augen-Prinzip, Zahlungsdatei, Spesen
- Buchungen, Budget und Spenden – von Hand buchen, stornieren, Budget und Spendenbestätigungen
- Berichte und Abschluss – Erfolgsrechnung, Bilanz, MWST, Jahresabschluss und Revision