Die meisten Buchungen entstehen von selbst. Für alles andere buchst du von Hand. Unter Finanzen › Mehr findest du ausserdem Buchungen, Budget und Spenden.
Von Hand buchen
Besitzer und Kassier sehen auf der Übersicht und unter Buchungen oben rechts die Schaltfläche Erfassen. Der Dialog hat zwei Reiter; welcher zuerst offen ist, hängt von der Ansicht in den Einstellungen ab.
Einfach – für Einnahmen und Ausgaben wie im Kassabuch:
- Einnahme oder Ausgabe wählen.
- Datum, Betrag (CHF) und Text eingeben, zum Beispiel «Migros Material Sommerfest».
- Kategorie wählen und das Geldkonto bei Eingegangen auf beziehungsweise Bezahlt von.
- Auf Wunsch eine Kostenstelle wählen.
- Buchen.
Profi – Buchung mit Soll und Haben über beliebig viele Zeilen (Zeile fügt eine hinzu). Soll und Haben müssen gleich gross sein.
Buchungen ansehen
Finanzen › Mehr › Buchungen zeigt das Journal des gewählten Geschäftsjahres:
- Suchen (Text, Konto, Nr.) findet Buchungen nach Text, Kontonummer oder Buchungsnummer.
- Nur ohne Beleg zeigt Ausgaben, denen noch ein Beleg fehlt.
- Details klappt eine Buchung auf und zeigt die Zeilen mit Soll und Haben.
Automatische Buchungen tragen das Kennzeichen automatisch und eine Begründung, zum Beispiel «Aus einer Zahlung (zahls.ch, Bank oder als bezahlt markiert)», «Aus dem Bankabgleich», «Nach einer bestätigten Regel» oder «Vorschlag der KI über der Sicherheitsschwelle». Hängt ein Beleg an der Buchung, öffnest du ihn direkt aus der Liste.
Stornieren statt löschen
Buchungen lassen sich nicht löschen. Mit Stornieren erstellt Membear eine Gegenbuchung; die ursprüngliche Buchung bleibt sichtbar und ist als storniert markiert, die Gegenbuchung als Storno.
Einige Buchungen lassen sich nicht stornieren:
- Buchungen in einem gesperrten Zeitraum oder einem abgeschlossenen Geschäftsjahr. Korrekturen buchst du im neuen Jahr.
- Zahlungen über zahls.ch. Eine Rückzahlung läuft über zahls.ch und wird dann automatisch verbucht.
Stornieren können Besitzer und Kassier.
Budget
Das Budget gehört zum Abo Autopilot. Du findest es unter Finanzen › Mehr › Budget.
- Wähle das Geschäftsjahr und oben Ganzer Verein oder eine Kostenstelle.
- Klicke auf Budget-Assistent. Der Assistent nimmt die Zahlen des Vorjahres (auf CHF 50 gerundet) und berechnet die Mitgliederbeiträge aus den aktiven Mitgliedern. Die Vorschläge werden eingefüllt.
- Prüfe und ändere die Beträge. Leere Felder haben kein Budget.
- Klicke auf Budget speichern.
Die Tabelle zeigt pro Konto Budget, Ist und Abweichung sowie das Ergebnis. Wird ein Budget überschritten, erscheint ein Hinweis unter «Das braucht dich» auf der Übersicht. Den Assistenten können Besitzer und Kassier nutzen, speichern ebenfalls.
Spenden und Spendenbestätigungen
Unter Finanzen › Mehr › Spenden siehst du alle Spenden eines Jahres, gruppiert nach Spenderin oder Spender.
Spenden kommen auf zwei Wegen dazu:
- Aus der Bank: Buchst du unter Zu erledigen eine Zahlung auf das Spendenkonto, erscheint sie automatisch hier.
- Von Hand: Für Bargeld oder Spenden ausserhalb des Kontoauszugs klickst du auf Spende erfassen. Wähle ein Mitglied oder Kein Mitglied mit Name, Adresse (Strasse, PLZ Ort) und E-Mail, dann Betrag, Datum, Eingegangen auf und auf Wunsch den Zweck. Spende buchen bucht sie gleich.
Für die Steuererklärung der Spenderinnen und Spender druckst du die Bestätigungen:
- Bestätigung neben einer Person druckt ihre Jahresbestätigung.
- Alle Bestätigungen drucken druckt sie für alle auf einmal.
Fehlt die Adresse, zeigt die Liste Adresse fehlt. Den Text der Bestätigung passt du unter Finanzen › Einstellungen › Allgemein bei Text der Spendenbestätigung an; ohne eigenen Text steht ein Hinweis auf Gemeinnützigkeit und Steuerabzug.
Frag die Buchhaltung
Im Abo Autopilot steht auf der Übersicht das Feld Frag die Buchhaltung. Du stellst eine Frage in eigenen Worten, zum Beispiel «Wer hat noch nicht bezahlt?» oder «Wie viel haben wir dieses Jahr für Material ausgegeben?». Die Antworten kommen aus den Buchungen deines Vereins. Die KI sieht nur Zahlen dieses Vereins und kann nichts ändern.
Über die Membear-Schnittstelle für KI-Assistenten kannst du die Finanzen auch aus einem eigenen Assistenten abfragen. Es gelten dieselben Rollen wie im Dashboard.