Bank

Membear verbindet sich nicht direkt mit deiner Bank. Du lädst den Kontoauszug aus dem E-Banking als Datei hoch, und Membear gleicht jede Bewegung mit Rechnungen, Belegen und Regeln ab. Was eindeutig ist, wird gebucht; der Rest wartet unter Zu erledigen auf dich.

Kontoauszug im E-Banking holen

1. Öffne im E-Banking das Vereinskonto und wähle «Kontoauszug», «Dokumente» oder «Bewegungen exportieren».
2. Wähle als Format camt.053 (ISO 20022, XML) und den Zeitraum ab dem 1. Januar beziehungsweise ab Beginn deines Geschäftsjahres.
3. Speichere die Datei.

Membear liest camt.053 und camt.054, zum Beispiel von PostFinance, UBS, ZKB, Raiffeisen und den Kantonalbanken.

Kontoauszug importieren

1. Öffne Finanzen › Bank.
2. Wähle unter Kontoauszug importieren das Bankkonto.
3. Klicke auf Datei wählen oder zieh die Datei in das Feld. Mehrere Dateien auf einmal gehen auch.

Membear meldet danach, wie viele Bewegungen neu sind, wie viele automatisch gebucht wurden, wie viele als Vorschlag bereitstehen und wie viele deine Entscheidung brauchen. Mit Jetzt durchgehen springst du direkt zu Zu erledigen.

Bewegungen, die vor dem Beginn der Buchhaltung in Membear liegen, werden zwar gelesen, aber nicht gebucht.

Wie Membear abgleicht

Zuerst gleicht Membear ohne KI ab:

• über Referenz: Eine Zahlung mit der QR-Referenz einer Mitgliederrechnung wird dieser Rechnung zugeordnet, die Rechnung ist bezahlt und gebucht.
• zahls-Auszahlung: Auszahlungen von zahls.ch erkennt Membear und bucht sie gegen das Geldkonto zahls.ch.
• Beleg: Ein hochgeladener Beleg mit gleichem Betrag wird der Bewegung zugeordnet.
• Regel: Eine aktive Regel bucht wiederkehrende Bewegungen auf das gelernte Konto.

Was dann noch offen ist, beurteilt im Abo Autopilot die KI. Hinter jeder Bewegung siehst du in der Liste, wie sie zugeordnet wurde, zum Beispiel über Referenz, Betrag und Name, Regel, KI oder von Hand.

Ob eine Zuordnung gleich gebucht wird oder als Vorschlag wartet, bestimmt der Autopilot unter Finanzen › Einstellungen › Allgemein. Beträge über der Grenze Nie automatisch buchen über (CHF) kommen immer zur Kontrolle.

Bankbewegungen ansehen

Unter Finanzen › Bank filterst du die Liste nach Alle, Zu erledigen, Verbucht und Ignoriert. Der Status jeder Bewegung ist offen, Vorschlag, verbucht oder ignoriert.

Oberhalb der Liste prüft Membear den Kontostand: «Stimmt mit der Bank überein» heisst, dass der Saldo laut Kontoauszug und laut Buchhaltung gleich ist. Bei einer Differenz fehlt meist der Kontostand vom Beginn der Buchhaltung, also das Vorjahr oder die Eröffnungsbilanz (siehe Erste Schritte).

Mit Erneut abgleichen lässt du Membear offene Bewegungen nochmals gegen Rechnungen, Belege und Regeln prüfen, zum Beispiel nachdem du Belege hochgeladen hast.

Bankbewegungen verbuchen

Offene Bewegungen und Vorschläge erledigst du unter Zu erledigen im Abschnitt Bankbewegungen («Was ist diese Zahlung?»):

• Bestätigen übernimmt den Vorschlag.
• Ändern öffnet die Auswahl. Für Eingänge gibt es Mitgliederrechnung, Kategorie, Eigenes Konto und zahls-Auszahlung, für Ausgänge Lieferantenrechnung (falls offene vorhanden), Kategorie und Eigenes Konto.
• Ignorieren nimmt die Bewegung aus der Liste, ohne zu buchen.

Gibt es weitere offene Zahlungen von derselben Gegenpartei, fragt Membear, ob sie gleich auf dieselbe Kategorie sollen. Eine eben verbuchte Bewegung kannst du mit Rückgängig wieder öffnen.

Regeln

Wenn du eine Bewegung auf eine Kategorie buchst, fragt Membear unter Zu erledigen im Abschnitt Regeln («Einmal entscheiden, künftig automatisch»), ob Bewegungen wie diese (gleiche Gegenpartei, IBAN oder gleicher Text) künftig immer auf dasselbe Konto sollen. Mit Ja, immer so entsteht eine Regel, mit Nein nicht.

Alle Regeln findest du unter Finanzen › Einstellungen › Regeln mit dem Status vorgeschlagen, aktiv oder aus. Aktive Regeln mit mindestens 5 Bestätigungen bucht der Autopilot automatisch. Pro Regel kannst du:

• Aktivieren oder Ausschalten,
• Zurücknehmen: Die Regel wird ausgeschaltet und alle damit automatisch erstellten Buchungen werden storniert. Die Bankbewegungen erscheinen wieder unter Zu erledigen. Buchungen in einem abgeschlossenen Jahr lassen sich so nicht stornieren.

Regeln ändern dürfen Besitzer und Kassier.

Bankmeldungen per E-Mail

Viele Banken melden Gutschriften per E-Mail. Schickt deine Bank diese Meldungen an Membear, sind Mitgliederrechnungen mit QR-Referenz bezahlt und gebucht, sobald das Geld da ist – ohne auf den nächsten Kontoauszug zu warten.

1. Öffne Finanzen › Einstellungen › Geldkonten und klicke beim Bankkonto unter «Bankmeldungen per E-Mail» auf Einrichten.
2. Klicke auf Adresse erstellen und Kopieren.
3. Richte im E-Banking eine E-Mail-Benachrichtigung für Gutschriften ein und gib diese Adresse als Empfänger an.
4. Trag die Absenderadresse der Bank ein, sie steht in der ersten Benachrichtigung. Kam schon eine Mail von einem unbekannten Absender, schlägt Membear sie vor; mit Übernehmen setzt du sie ein. Dann Speichern.

Gut zu wissen:

• Membear verbucht nur Gutschriften mit gültiger QR- oder Creditor-Referenz. Ausgaben und Zahlungen ohne Referenz kommen weiter mit dem Kontoauszug.
• Angenommen werden nur Meldungen, deren Absender die Prüfung SPF, DKIM und DMARC besteht.
• Eine Meldung ist kein Zahlungsbeweis: Der Kontoauszug bestätigt sie später. Bis dahin steht sie in der Checkliste des Jahresabschlusses als offen, und nach 14 Tagen erinnert dich ein Hinweis, den Kontoauszug zu importieren.
• Unter dem Geldkonto siehst du, wann die letzte Meldung kam und was daraus wurde, zum Beispiel «Rechnung bezahlt und gebucht» oder «keine Referenz gefunden».

Mit Ausschalten stellst du die Bankmeldungen wieder ab.