Unter Berichte siehst du jederzeit, wo der Verein steht. Unter Jahresabschluss schliesst du das Geschäftsjahr ab: Checkliste abarbeiten, Kasse zählen, abgrenzen, Kassabericht schreiben, Revision abwarten und das Jahr sperren.
Berichte
Öffne Finanzen › Berichte und wähle oben das Geschäftsjahr. Die Reiter:
- Erfolgsrechnung: Ertrag und Aufwand mit Gewinn oder Verlust.
- Bilanz: Aktiven und Passiven, inklusive Ergebnis des laufenden Jahres.
- Saldenliste: alle Konten mit ihrem Saldo.
- Kontoblatt: alle Buchungen eines Kontos mit Saldovortrag und laufendem Saldo.
- Kostenstellen: Ertrag, Aufwand und Ergebnis pro Kostenstelle, zum Beispiel pro Anlass.
- MWST: nur für MWST-pflichtige Vereine (siehe unten).
Gibt es ein Vorjahr in Membear oder hast du die Jahresrechnung des Vorjahres übernommen, zeigen Erfolgsrechnung und Bilanz den Vergleich mit dem Vorjahr.
Exportieren
Oben rechts stehen Export CSV und Export Banana. Beide exportieren die Buchungen des gewählten Geschäftsjahres. Die CSV-Datei lässt sich in Excel öffnen und über eine Spaltenzuordnung zum Beispiel in KLARA oder bexio einlesen. Exportieren kann auch die Revision.
MWST
Ist der Verein unter Finanzen › Einstellungen › Allgemein als MWST-pflichtig eingetragen (Abo Autopilot), legst du dort die Abrechnungsmethode fest (Effektive Methode oder Saldosteuersatz mit Prozentsatz) und im Kontenplan den MWST-Code pro Konto.
Unter Berichte › MWST zeigt Membear pro Quartal (effektive Methode) oder pro Halbjahr (Saldosteuersatz) die Zahlen für das Formular: vereinbarte Entgelte, von der Steuer ausgenommene Umsätze, steuerbaren Umsatz, Steuer, Vorsteuer und den zu bezahlenden Betrag. Die Beträge sind brutto (inklusive MWST); du übernimmst sie ins ESTV-Portal. Mit Abrechnung buchen bucht Membear die Abrechnung.
Ist der Verein nicht MWST-pflichtig, warnt Membear unter «Das braucht dich», wenn sich der Umsatz der letzten 12 Monate der MWST-Grenze nähert. Mitgliederbeiträge und Spenden zählen dabei nicht mit.
Die Checkliste Jahresabschluss
Öffne Finanzen › Jahresabschluss und wähle das Geschäftsjahr. Die Checkliste Jahresabschluss zeigt, was erledigt ist und was noch fehlt. Ein Klick auf einen offenen Punkt führt dich dorthin, wo du ihn erledigst.
Diese Punkte müssen erledigt sein, bevor du abschliessen kannst:
- Vorjahr ist abgeschlossen
- Alle Bankbewegungen sind gebucht
- Zahlungen aus Bankmeldungen sind im Kontoauszug bestätigt (erscheint nur, wenn du Bankmeldungen per E-Mail nutzt)
Diese Punkte solltest du prüfen, sie blockieren den Abschluss aber nicht:
- Kasse gezählt
- Keine Belege mehr zu prüfen
- Alle Ausgaben haben einen Beleg
- Keine offenen Rechnungen von Lieferanten – sonst abgrenzen
- Keine überfälligen Mitgliederrechnungen – sonst prüfen oder abschreiben
- Revision abgeschlossen – für die GV nötig
Kasse zählen
Unter Kasse zählen trägst du das gezählte Bargeld per Jahresende ein (Gezählt (CHF)) und klickst auf Speichern. Membear zeigt daneben den Stand laut Buchhaltung. Stimmt es, erscheint «Stimmt genau.»; eine Differenz bucht Membear automatisch. Du kannst die Kasse bei Bedarf nochmals zählen.
Abgrenzungen
Unter Abgrenzungen buchst du Beträge, die ins andere Geschäftsjahr gehören:
- Aufwand dieses Jahres, noch nicht bezahlt
- Bezahlt, gehört ins nächste Jahr
- Erhalten, gehört ins nächste Jahr
- Ertrag dieses Jahres, noch nicht erhalten
Wähle die Art, Text, Betrag und Kategorie und klicke auf Abgrenzen. Die Abgrenzung wird per Ende Geschäftsjahr gebucht und am ersten Tag des neuen Jahres automatisch wieder aufgelöst.
Kassabericht und Jahresrechnung für die GV
- Kassabericht für die GV: Schreib den Bericht direkt in Membear und klicke auf Speichern. Im Abo Autopilot schreibt Mit KI entwerfen einen Entwurf aus den Zahlen des Jahres, den du anpasst.
- Jahresrechnung für die GV drucken öffnet die Jahresrechnung als Druckansicht.
Revision
Die Revisorin oder der Revisor bekommt unter Einstellungen › Vorstand einen eigenen Zugang mit der Rolle Revision (siehe Vorstand und Rollen). Der Revisionsablauf gehört zum Abo Autopilot.
So läuft die Revision:
- Die Revision öffnet Finanzen › Mehr › Buchungen und hakt geprüfte Buchungen in der Spalte Geprüft ab. Der Fortschritt steht unter Jahresabschluss › Revision, zum Beispiel «128 von 178 Buchungen abgehakt».
- Zu einzelnen Buchungen stellt die Revision Fragen. Die Kassierin oder der Kassier antwortet im Abschnitt Revision auf dem Jahresabschluss. Erledigte Fragen markiert die Revision mit Erledigt.
- Zum Schluss passt die Revision den vorbereiteten Revisionsbericht an und klickt auf Revision abschliessen. Mit Bericht drucken druckt sie ihn für die GV.
Abhaken, Fragen erledigen und die Revision abschliessen kann nur die Rolle Revision. Die Revision kann in den Finanzen nichts buchen oder ändern.
Das Jahr abschliessen
Sind alle blockierenden Punkte erledigt, klickt eine Besitzerin oder ein Besitzer auf Jahr … abschliessen und bestätigt.
- Das Ergebnis geht ins Vereinsvermögen, die Saldi laufen weiter.
- Das Jahr wird gesperrt: Danach sind keine Buchungen mehr in diesem Jahr möglich.
- Abschlussbuchungen lassen sich nicht stornieren. Korrekturen buchst du im neuen Jahr.
Willst du einen Zeitraum schon vor dem Jahresabschluss vor Änderungen schützen, zum Beispiel nach einem Quartal, setzt eine Besitzerin oder ein Besitzer unter Finanzen › Einstellungen › Allgemein bei Gesperrt bis und mit ein Datum und klickt auf Sperre setzen.