Unter Finanzen › Zahlungen bezahlst du, was der Verein schuldet: Rechnungen von Lieferanten und Spesen, die Mitglieder im Mitgliederportal einreichen. Du gibst frei, erstellst eine Zahlungsdatei für das E-Banking, und sobald der Kontoauszug importiert ist, bucht Membear die Zahlungen.
Lieferantenrechnungen, Zahlungsdateien und Spesen gehören zum Abo Autopilot. Erfassen und als bezahlt buchen können Besitzer und Kassier, freigeben, verwerfen und Zahlungsdateien erstellen ebenfalls. Die Revision sieht alles, ändert aber nichts.
Wie Lieferantenrechnungen hereinkommen
- Aus den Belegen: Erkennt die KI in einem hochgeladenen oder gemailten Beleg eine Rechnung, die noch zu bezahlen ist, landet sie hier (siehe Belege und Zu erledigen).
- Von Hand: Für Rechnungen auf Papier klickst du auf Rechnung erfassen und trägst Empfänger, IBAN, Referenz, Adresse, Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Text, Kategorie und auf Wunsch eine Kostenstelle ein.
Die vier Reiter
| Reiter | Was hier liegt |
|---|---|
| Zur Freigabe | Neue Rechnungen, die noch jemand freigeben muss |
| Zu bezahlen | Freigegebene Rechnungen und Spesen |
| Im Zahlungslauf | Rechnungen in einer erstellten Zahlungsdatei |
| Bezahlt | Erledigte Zahlungen |
Eine Rechnung, die nicht bezahlt werden soll, nimmst du mit Verwerfen heraus. Steckt sie schon in einem Zahlungsauftrag, lösche den Auftrag zuerst im E-Banking, sonst wird sie trotzdem bezahlt.
Freigeben und Vier-Augen-Prinzip
Mit Freigeben gibst du eine Rechnung zur Zahlung frei. Ohne Vier-Augen-Prinzip genügt eine Freigabe.
Unter Finanzen › Einstellungen › Allgemein legst du bei Vier-Augen-Prinzip ab Betrag (CHF) fest, ab welchem Betrag zwei verschiedene Personen eine Rechnung oder Spesen ansehen müssen. Leer lassen heisst: Eine Freigabe genügt.
Ab diesem Betrag gilt:
- Wer eine Rechnung erfasst, hochgeladen oder zuletzt geändert hat, kann sie nicht selbst freigeben. Eine andere Person gibt sie frei, damit sind es zwei Paar Augen.