Im Dashboard deines Vereins arbeitest du selten allein. Unter Einstellungen › Vorstand lädst du Vorstandsmitglieder ein und legst mit der Rolle fest, was sie dürfen: Mitglieder verwalten und Rechnungen verschicken, die Finanzen führen oder nur die Buchhaltung prüfen.
Hauptbereich (vereinfacht)
Der farblich hervorgehobene Eintrag zeigt, wo du in der echten App klicken musst. Die Reihenfolge kann bei dir minimal abweichen.
Öffne Einstellungen und wähle oben den Reiter Vorstand. Die Reiter heissen Organisation, Mitgliederzahlungen, E-Mail-Einstellungen, Meine Benachrichtigungen, Erneuerungen, Vorstand und Abrechnung.
Auf der Seite Vorstand stehen die Personen mit einem Login für das Dashboard. Die Mitglieder deines Vereins verwaltest du unter Vereinsmitglieder. Auch die Rolle, die du einem Vereinsmitglied dort gibst (zum Beispiel «Präsident» oder «Kassier»), öffnet kein Dashboard. Dafür braucht es eine Einladung auf der Seite Vorstand.
Die Rollen
| Rolle | Für wen | Was sie darf |
|---|---|---|
| Besitzer | Präsidentin oder Präsident, Hauptverantwortliche | Alles, auch das Abo unter Abrechnung, Rollen ändern, Personen entfernen und in den Finanzen das Geschäftsjahr abschliessen |
| Mitglied | Weitere Vorstandsmitglieder, Sekretariat und Aktuar | Vereinsmitglieder, Rechnungen, Veranstaltungen, Newsletter und Geschenkgutscheine bearbeiten, Einstellungen ändern, weitere Personen mit der Rolle Mitglied einladen. Keine Finanzen |
| Kassier | Kassierin oder Kassier | Was ein Mitglied darf, dazu die Finanzen: buchen, Kontoauszüge importieren, Rechnungen und Spesen freigeben, Zahlungsdateien erstellen. Ausserdem Bankverbindung und zahls.ch-Zugang ändern |
| Revision | Revisorin oder Revisor | Den Verein ansehen, aber nichts ändern. In den Finanzen lesen und exportieren, Buchungen abhaken, Fragen stellen und die Revision abschliessen |
Wer den Verein erstellt, ist zunächst Hauptinhaber. Diese Person erscheint mit dem Kennzeichen Hauptinhaber in der Liste, hat die Rolle Besitzer mit allen Rechten und kann nicht entfernt werden. Die Inhaberschaft lässt sich übertragen (siehe unten).
Was nur bestimmte Rollen dürfen
- Abo und Abrechnung: nur Besitzer. Alle anderen sehen unter Einstellungen › Abrechnung den Hinweis «Keine Berechtigung». Siehe Abo und Abrechnung.
- Bankverbindung und zahls.ch-Zugangsdaten unter Einstellungen › Mitgliederzahlungen: nur Besitzer und Kassier. Ändert jemand die IBAN oder die zahls.ch-Zugangsdaten, erfährt es der Vorstand im Dashboard, und der Hauptinhaber erhält eine E-Mail.
- Finanzen: nur Besitzer, Kassier und Revision, und nur wenn die Buchhaltung für den Verein freigeschaltet ist. Siehe Finanzen.
- Rechnungen als bezahlt markieren oder abschreiben: Solange die Buchhaltung nicht aktiv ist, darf das jedes Vorstandsmitglied ausser der Revision. Sobald die Buchhaltung aktiv ist, entstehen dabei Buchungen; dann dürfen es nur noch Besitzer und Kassier.
Die Rollen Kassier und Revision vergibt, ändert und entzieht nur eine Besitzerin oder ein Besitzer. So kann niemand sich selbst oder einer zweiten Person die Freigabe von Zahlungen verschaffen und das Vier-Augen-Prinzip aushebeln.
Vorstand einladen
- Öffne Einstellungen › Vorstand.
- Klicke auf Vorstand einladen.
- Gib die E-Mail ein und wähle die Rolle. Mit Weiteres hinzufügen lädst du mehrere Personen auf einmal ein.
- Klicke auf Einladungen senden.
Welche Rollen du auswählen kannst, hängt von deiner eigenen Rolle ab: Besitzerinnen und Besitzer können alle Rollen vergeben, Mitglieder nur die Rolle Mitglied.
Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link. Sie meldet sich mit genau der eingeladenen E-Mail-Adresse an oder erstellt damit ein Konto, bestätigt die Adresse und klickt auf Verein beitreten. Mit einer anderen Adresse klappt es nicht; dann hilft Mit anderem Konto anmelden.
Ausstehende Einladungen
Unter Ausstehende Einladungen siehst du alle offenen Einladungen mit Rolle, Datum und Status. Eine Einladung ist 7 Tage gültig, danach steht sie auf Abgelaufen.
Besitzerinnen und Besitzer können eine Einladung über das Menü in der Zeile anpassen:
- Einladung aktualisieren: die Rolle ändern.
- Einladung erneuern: eine abgelaufene Einladung um 7 Tage verlängern.
- Einladung entfernen: die Einladung löschen; der Link funktioniert dann nicht mehr.
Rollen ändern und Personen entfernen
Im Menü einer Person in der Liste Vorstand stehen:
- Rolle ändern: wähle die neue Rolle und bestätige mit Rolle aktualisieren.
- Aus Konto entfernen: die Person verliert den Zugang zum Dashboard dieses Vereins.
- Inhaberschaft übertragen (nur für den Hauptinhaber): macht eine andere Person zum Hauptinhaber. Zur Bestätigung tippst du TRANSFER ein.
Rollen ändern und Personen entfernen können Besitzerinnen und Besitzer, und zwar bei Personen mit einer tieferen Rolle. Der Hauptinhaber kann das bei allen. Die eigene Rolle kann niemand selbst ändern.
Den Verein verlassen
Wer nicht Hauptinhaber ist, kann den Verein selbst verlassen: unter Einstellungen › Organisation im Gefahrenbereich mit Verein verlassen. Danach braucht es eine neue Einladung, um wieder Zugang zu bekommen. Der Hauptinhaber überträgt zuerst die Inhaberschaft.