Bevor Membear bucht, richtest du die Buchhaltung einmal ein. Das dauert zwei Fragen lang. Danach führt dich die Checkliste Erste Schritte durch alles, was eine vollständige Buchhaltung braucht: Kontoauszug, Vorjahr, IBAN und Belege.
Einrichten können Besitzerinnen und Besitzer sowie die Kassierin oder der Kassier. Die Rolle Revision sieht die Seite, kann aber nichts einrichten. Fehlt das Abo, steht statt des Formulars ein Hinweis: «Die Vereinsbuchhaltung gibt es ab dem Abo Verein.»
Buchhaltung einrichten
- Öffne Finanzen. Ist die Buchhaltung noch nicht eingerichtet, siehst du Buchhaltung einrichten.
- Wähle bei Was für ein Verein seid ihr? eine Vorlage für den Kontenplan: Allgemeiner Verein, Sportverein, Kultur, Chor, Musik, Förderverein, Gönnerverein oder Zunft, Brauchtum.
- Wähle bei Das Geschäftsjahr beginnt im den ersten Monat deines Geschäftsjahres.
- Unter Weitere Optionen stehen zwei Fragen, für die die Vorgabe meistens passt:
- Muss euer Verein ins Handelsregister? Die meisten Vereine wählen Nein. Wer Ja wählt, braucht die ordentliche Buchführung; Membear schaltet dann die Profi-Ansicht ein.
- Wann zählt ein Mitgliederbeitrag als Einnahme? Empfohlen ist die Ist-Methode (Wenn das Geld eingeht). Mit der Soll-Methode (Wenn die Rechnung verschickt wird) bucht Membear schon beim Versand.
- Klicke auf Einrichten.
Membear legt dann an:
- den Kontenplan der gewählten Vorlage,
- die Geldkonten Bank (mit Name und IBAN aus Einstellungen › Mitgliederzahlungen, falls erfasst), Kasse und zahls.ch (aktiv, wenn zahls.ch eingerichtet ist),
- das laufende Geschäftsjahr.
Zahlungen, die schon vorher eingegangen sind, bucht Membear gleich nach. Die Meldung zeigt, wie viele Vorgänge nachgebucht wurden.
Ist- oder Soll-Methode lässt sich nur ändern, solange es noch keine Buchungen gibt. Kontenplan, Konten und Geschäftsjahr kannst du dagegen jederzeit anpassen.
Die Checkliste «Erste Schritte»
Nach dem Einrichten zeigt die Übersicht die Karte Erste Schritte in der Buchhaltung mit dem Fortschritt. Die ganze Checkliste findest du unter Finanzen › Mehr › Erste Schritte. Jeder Schritt hakt sich von selbst ab, sobald er erledigt ist:
- Kontoauszug seit Jahresbeginn importieren – camt.053 aus dem E-Banking, siehe Bank.
- Jahresrechnung des Vorjahres übernehmen – übernimmt Kontenplan, Eröffnungsbilanz und Vorjahreszahlen.
- IBAN der Bankkonten erfassen – unter Finanzen › Einstellungen › Geldkonten. Ein importierter Kontoauszug setzt die IBAN seines Kontos selbst.
- Belege hochladen – siehe Belege und Zu erledigen.
- Bisherige Buchungen dieses Jahres übernehmen (optional) – nur wenn du seit Jahresbeginn anderswo gebucht hast.
- Bankmeldungen per Mail einrichten (optional) – siehe Bank.
Mit Ausblenden verschwindet die Karte aus der Übersicht.
Vorjahr übernehmen
Unter Erste Schritte findest du Jahresrechnung … übernehmen:
- Klicke auf Jahresrechnung hochladen und wähle Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres – als PDF, Foto oder Export aus Banana oder Excel, auch als zwei Dateien.
- Die KI liest jedes Konto mit Nummer, Name und Betrag. Prüfe Nummer, Name, Art und Betrag. Orange umrandete Zeilen hat die KI einem Konto zugeordnet.
- Wähle pro Zeile, welches Konto des Kontenplans sie übernimmt, oder Neues Konto anlegen. Nummer und Name bestimmst du.
- Stimmen Bilanz und Erfolgsrechnung überein, klickst du auf Vorjahr … übernehmen.
Danach ist das Vorjahr abgeschlossen, seine Saldi sind die Eröffnungsbilanz, und Erfolgsrechnung und Bilanz zeigen den Vergleich mit dem Vorjahr. Übernehmen kann, wer Buchungen freigeben darf.
Im ersten Geschäftsjahr kannst du stattdessen unter Jahresabschluss die Eröffnungsbilanz übernehmen: Schlussbilanz hochladen (PDF, Foto oder CSV aus Banana, KLARA, Excel), die KI ordnet die Saldi zu, du prüfst und klickst auf Eröffnungsbilanz buchen.
Bisherige Buchungen übernehmen
Hast du seit Beginn des Geschäftsjahres in einer anderen Buchhaltung gebucht (Banana, Excel …), übernimmst du diese Buchungen unter Bisherige Buchungen übernehmen:
- Buchungen hochladen (CSV oder Excel).
- Ordne die Spalten zu: entweder Konto Soll, Konto Haben und Betrag (wie Banana) oder Konto mit Soll und Haben (wie ein Kontoblatt).
- Setze den Stichtag, meist das Datum der letzten Buchung im Export, und klicke auf Prüfen.
- Kontonummern, die es im Kontenplan nicht gibt, ordnest du einem Konto zu.
- Bestätige mit Bis … übernehmen.
Bis zum Stichtag gilt die bisherige Buchhaltung, ab dem Tag danach führt Membear. Was Membear für diese Tage schon gebucht hat, wird storniert, damit nichts doppelt zählt; Rechnungen und Zahlungen bleiben, wie sie sind. Die Zeit bis zum Stichtag ist danach gesperrt. Eine Datei darf höchstens 20 000 Buchungszeilen haben.
Einstellungen
Die Einstellungen der Finanzen öffnest du über das Zahnrad Einstellungen rechts in der Reiterleiste. Ändern können Besitzer und Kassier; die Revision sieht sie nur.
Allgemein
- Ansicht: Einfach (Einnahmen und Ausgaben) oder Profi (Soll und Haben, Journal). Auch in der einfachen Ansicht führt Membear im Hintergrund eine doppelte Buchhaltung.
- Autopilot: Aus (alles kommt als Vorschlag), Vorsichtig (nur Sicheres und bestätigte Regeln, die Vorgabe) oder Voll (auch sichere KI-Vorschläge). «Voll» gibt es im Abo Autopilot und wird erst freigeschaltet, wenn mindestens 30 KI-Vorschläge einzeln bestätigt wurden und fast alle richtig waren. Die Einstellungen zeigen dazu die gemessene KI-Genauigkeit.
- KI-Unterstützung: Belege lesen, Kontierung vorschlagen, Zahlungen zuordnen. Laut Einstellung werden die Daten ohne Speicherung beim Anbieter verarbeitet.
- Nie automatisch buchen über (CHF): grössere Beträge kommen immer zur Kontrolle unter Zu erledigen. Vorgabe ist CHF 500.
- Vier-Augen-Prinzip ab Betrag (CHF): siehe Zahlungen und Spesen.
- Spesen im Mitgliederportal und MWST-pflichtig (beide Abo Autopilot), Monatliches Kassier-Briefing (Abo Autopilot; am 1. jeden Monats eine kurze Zusammenfassung per E-Mail an Besitzer und Kassier) und Text der Spendenbestätigung.
- Gesperrt bis und mit mit Sperre setzen: gesperrte Zeiträume können nicht mehr bebucht werden, zum Beispiel nach einem Quartalsabschluss. Sperren dürfen nur Besitzerinnen und Besitzer.
Kontenplan, Geldkonten, Kostenstellen und Regeln
- Kontenplan: Konten hinzufügen, umbenennen, archivieren und mit einer Beschreibung versehen («Wofür wird das Konto verwendet?» hilft der KI). Konten, die mit «für automatische Buchungen» markiert sind, lassen sich nicht archivieren. Für MWST-pflichtige Vereine legst du hier den MWST-Code pro Konto fest.
- Geldkonten: Bankkonten, Kasse, zahls.ch, TWINT, PayPal und andere, mit IBAN. Hier richtest du auch die Bankmeldungen per E-Mail ein.
- Kostenstellen (Abo Autopilot): zum Beispiel pro Projekt oder Abteilung. Für Anlässe legt Membear die Kostenstelle selbst an.
- Regeln: entstehen, wenn du Bankbewegungen verbuchst. Siehe Bank.