Veranstaltungen

Übersicht

• Die Tabs Zukünftige Veranstaltungen und Vergangene Veranstaltungen trennen kommende von vergangenen Terminen.
• Die Suche findet Veranstaltungen über Name, Beschreibung und Ort.
• Über Filter schränkst du nach Sichtbarkeit und Status ein.
• Im Menü einer Zeile findest du Details anzeigen, Bearbeiten und Löschen.

Veranstaltung erstellen

1. Klicke auf Veranstaltung erstellen.
2. Fülle Veranstaltungsname, Startdatum & Uhrzeit und Enddatum & Uhrzeit aus, bei Bedarf Beschreibung, Ort und Kosten (CHF).
3. Wähle die Sichtbarkeit (siehe unten).
4. Schalte bei Bedarf Anmeldung erforderlich ein (siehe unten).
5. Klicke auf Als Entwurf speichern oder Veröffentlichen.

Ein Entwurf erscheint nirgends: nicht im Mitgliederportal, nicht auf deiner Website und nicht im Kalender-Abo. Erst mit Veröffentlichen wird die Veranstaltung sichtbar. Du kannst sie später jederzeit bearbeiten.

Sichtbarkeit

Termine nur für eine Gruppe

Führt dein Verein mehrere Gruppen, zum Beispiel Kinder und Ausbildner, dann gib jeder Gruppe einen eigenen Mitgliedschaftstyp. Wähle beim Termin die Sichtbarkeit Nur bestimmte Mitgliedschaftstypen: darunter erscheint Sichtbar für mit allen deinen Typen zum Anklicken.

Jedes Mitglied sieht dann nur die Termine seiner eigenen Gruppe, im Portal und im Kalender. Auch die Anmeldung ist geschützt: Wer den Link zu einem Termin einer anderen Gruppe erhält, kann sich dort nicht anmelden.

Drei Dinge sind dabei zu beachten:

• Mindestens ein Typ muss ausgewählt sein, sonst würde den Termin niemand sehen.
• Solange ein Mitgliedschaftstyp noch einen Termin einschränkt, lässt er sich nicht löschen. Nimm ihn zuerst beim Termin heraus.
• Bettest du einen Termin in einen Newsletter ein, wird die Gruppe nicht geprüft. Achte dort selbst darauf, dass Empfängerkreis und Termin zusammenpassen.

Anmeldungen

Mit Anmeldung erforderlich melden sich Mitglieder im Mitgliederportal an. Eine Anmeldung ohne Mitgliederportal, z. B. direkt über die Website, gibt es nicht: Der Button Anmelden im Website-Widget führt zur Login-Seite des Portals.

Diese Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Maximale Teilnehmerzahl: leer lassen für keine Begrenzung
• Anmeldefrist: bis wann Anmeldungen möglich sind
• Mindestalter und Höchstalter: Membear prüft das Alter anhand des Geburtsdatums. Mitglieder ohne Geburtsdatum können sich immer anmelden.
• Warteliste aktivieren: Ist die Veranstaltung voll, kommen weitere Anmeldungen auf die Warteliste.
• Gäste erlauben und Max. Gäste pro Mitglied: Mitglieder melden Gäste mit an. Gäste können sie später im Portal ergänzen oder einzeln stornieren.
• Stornierungsfrist: bis wann Mitglieder ihre Anmeldung im Portal selbst stornieren können
• Rückerstattungsrichtlinie: Text, den Mitglieder bei der Anmeldung sehen

Inaktive Mitglieder können sich nicht anmelden.

Warteliste

Wird ein Platz frei, z. B. weil jemand storniert, rücken die Plätze auf der Warteliste automatisch nach, in der Reihenfolge der Warteliste. Das Mitglied erhält eine E-Mail «Du bist nachgerückt».

Kosten

Kosten (CHF) gelten pro Person, also für das Mitglied und für jeden Gast. Kostet eine Veranstaltung etwas, erstellt Membear bei der Anmeldung eine Rechnung über alle angemeldeten Personen, fällig in 30 Tagen. Das Mitglied wählt:

• Banküberweisung: Die Rechnung mit den Überweisungsdaten kommt per E-Mail.
• zahls.ch: Das Mitglied bezahlt direkt online.

Online-Zahlungen brauchen zahls.ch. Bei Veranstaltungen ohne Kosten steht Kostenlos.

Anmeldungen verwalten

Über Details anzeigen öffnest du die Veranstaltung mit allen Anmeldungen: Name, E-Mail, Mitglied oder Gast, Status und Zahlung. Pro Anmeldung kannst du:

• Anmeldung bestätigen: Ist die Veranstaltung voll, kommt die Anmeldung auf die Warteliste.
• Anmeldung stornieren

Mit Exportieren lädst du die Liste als CSV exportieren oder PDF exportieren herunter, z. B. als Präsenzliste.

Kalender abonnieren

Mit einem Kalender-Abo erscheinen die Veranstaltungen automatisch in Outlook, Apple Kalender, Google Kalender oder jeder anderen App, die iCal unterstützt.

• Im Dashboard: Kalender abonnieren öffnet den Link zum öffentlichen Kalender. Er enthält nur veröffentlichte, öffentliche Veranstaltungen. Die Kalendersprache wählst du zwischen Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Diesen Link kannst du überall teilen.
• Im Mitgliederportal: Mitglieder finden bei den Veranstaltungen Kalender abonnieren. Dieser persönliche Kalender enthält auch die Veranstaltungen Nur Mitglieder und jene, die auf den Mitgliedschaftstyp dieses Mitglieds eingeschränkt sind. Der Link gehört zum einzelnen Mitglied und sollte nicht weitergegeben werden.

Auf der Website zeigen

Öffentliche Veranstaltungen zeigst du mit einem Widget direkt auf deiner Vereinswebsite: Veranstaltungen einbetten.

Tipps

• Speichere eine Veranstaltung als Entwurf, bis alle Angaben stimmen.
• Setze eine Anmeldefrist, wenn du die Teilnehmerzahl früh kennen musst, z. B. für das Catering.
• Kombiniere öffentliche Veranstaltungen für neue Mitglieder mit internen Terminen Nur Mitglieder.
• Hat dein Verein mehrere Gruppen, schränke die Termine mit Nur bestimmte Mitgliedschaftstypen ein. So bleibt der Kalender jedes Mitglieds übersichtlich.