Jahresrechnungen versenden

Als Kassierin oder Kassier kennst du den Jahreslauf: Listen in Excel, PDFs im Postfach, Rückfragen vor der Generalversammlung (GV). Diese Anleitung führt dich durch einen gebündelten Ablauf in Membear — von der Vorbereitung bis zur Übersicht «bezahlt / offen».

Am Ende hast du: alle Jahresrechnungen versendet, Online-Zahlungen automatisch zugeordnet und vor der GV eine klare Antwort auf «Wer hat schon bezahlt?».

Checkliste vor dem Versand

• [ ] zahls.ch eingerichtet und Verbindung verifiziert
• [ ] Vereinsadresse vollständig
• [ ] Mitgliedschaftstypen mit Beträgen angelegt
• [ ] Mitgliederdaten geprüft (E-Mail, Status, Typ)
• [ ] Optional: Bankverbindung für QR-Überweisungen

1. Stammdaten prüfen — einmal richtig, überall richtig

Falsche Mitgliedschaftstypen oder veraltete Adressen bedeuten falsche Beträge und unnötige Rückfragen.

• Mitgliedschaftstypen mit Jahresbeiträgen: Aktiv, Passiv, Junior, Familie … (Mitgliedschaftstypen)
• Mitgliederliste: E-Mail-Adressen ergänzen — ohne E-Mail versendest du später per Post (QR-Rechnung als PDF)
• Vereinsadresse: Pflicht für Rechnungskopf und QR-Rechnung

2. Jahresrechnungen auf einmal erzeugen

Statt einzelne Belege von Hand zu schreiben, erstellst du einen Sammellauf für alle passenden Mitglieder.

1. Rechnungen öffnen
2. Sammelrechnung starten
3. Mitgliedschaftstypen und Zeitraum wählen (z. B. Kalenderjahr 2026)
4. Fälligkeitsdatum und Rechnungstext festlegen
5. Rechnungen erzeugen und stichprobenartig Betrag und Empfänger prüfen

Tipp: «Sofort versenden» deaktiviert lassen, wenn du vor dem Versand noch einmal durchsehen willst — die Belege bleiben als Entwurf. Mehr dazu unter Rechnungen erstellen.

3. Versenden — E-Mail und Post

Mit E-Mail-Adresse

• Rechnung direkt aus Membear versenden
• QR-Rechnung als PDF im Anhang
• Link zum Mitgliederportal — Mitglieder zahlen mit TWINT oder Karte, ohne dich anzuschreiben

Ohne E-Mail-Adresse

• Rechnungen als PDF exportieren
• QR-Rechnung ausdrucken und per Post oder am Anlass übergeben

4. Zahlungen im Blick behalten

• TWINT und Kartenzahlung: Membear ordnet Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zu
• Banküberweisung: In der Rechnungsliste mit einem Klick als bezahlt markieren
• Viele offene Beiträge: Unter Sammelläufe gebündelt nachverfolgen und Erinnerungen senden — Sammelläufe und Zahlungserinnerungen

So siehst du jederzeit offene und bezahlte Beiträge auf einen Blick — nicht in drei verschiedenen Tabellen.

5. Erinnerungen — gezielt, nicht an alle

• Erste Erinnerung nach der Fälligkeit, nur an wirklich offene Rechnungen
• Vor dem Massenversand die E-Mail-Vorschau nutzen
• Texte und Stufen: Mahnwesen

Wer schon bezahlt hat, braucht keine zweite Mahnung.

6. Zwei Wochen vor der GV

Damit du in der Versammlung entspannt bist:

• Übersicht bezahlt / offen / überfällig
• Kassenbericht oder Export für den Vorstand
• Anwesenheitsliste fürs Protokoll
• GV-Checkliste, damit nichts fehlt

Häufige Fragen

Muss zahls.ch eingerichtet sein?
Ja — sonst kannst du keine Rechnungen versenden. Anleitung: zahls.ch einrichten.

Einzelnes Mitglied nachziehen?
In der Mitgliederdetailansicht Neue Rechnung — siehe Rechnungen erstellen.

Ihr arbeitet mit Saisons statt einem Jahreslauf?
Siehe Mitgliedschafts-Erneuerungen.