Es gibt drei Wege, Mitglieder in Membear aufzunehmen: einzeln erfassen, eine bestehende Liste als CSV importieren oder neue Mitglieder sich selbst über das Anmeldeformular anmelden lassen.
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Vereinsmitglieder › Mitglied hinzufügen
Der Button steht oben rechts in der Mitgliederliste.
Einzelnes Mitglied erfassen
- Öffne Vereinsmitglieder und klicke auf Mitglied hinzufügen.
- Fülle die Pflichtfelder aus: Vorname, Nachname und den Mitgliedschaftstyp. Fehlt der passende Typ, legst du ihn mit dem Plus-Button neben der Auswahl direkt an.
- Ergänze bei Bedarf weitere Angaben (siehe unten).
- Klicke auf Erstellen.
Die E-Mail-Adresse ist freiwillig. Ohne E-Mail erhält das Mitglied aber keine Newsletter und kann sich nicht im Mitgliederportal anmelden.
Weitere Felder
- Firma
- Rechnungskontakt und Rechnungs-E-Mail: erscheinen auf Rechnungen statt Name und Kontakt-E-Mail. Newsletter und Login nutzen weiterhin die Kontakt-E-Mail.
- Telefon und Adresse
- Eintrittsdatum (vorausgefüllt mit heute) und Geburtsdatum
- Status (vorausgewählt: Aktiv) und Rolle (vorausgewählt: Regulär)
- Notizen
- Benutzerdefinierte Felder. Felder, die im Anmeldeformular Pflicht sind, kannst du hier leer lassen (Optional für Admins).
Willkommens-E-Mail
Sobald du eine E-Mail-Adresse einträgst, erscheint der Schalter Willkommens-E-Mail senden. Schaltest du ihn aus, erhält dieses Mitglied keine Willkommens-E-Mail.
Membear sendet die Willkommens-E-Mail, wenn:
- die Willkommens-E-Mail unter Einstellungen › E-Mail-Einstellungen eingeschaltet ist (Standard),
- das Mitglied eine E-Mail-Adresse hat und
- das Mitglied mit Status Aktiv erfasst wird oder später von Ausstehend auf Aktiv wechselt.
Mitglieder mit Status Ehrenmitglied oder Inaktiv erhalten keine Willkommens-E-Mail. Erfasst du ein Mitglied als Ausstehend, erhält es stattdessen die Antragsbestätigung, sofern sie eingeschaltet ist.
Die Willkommens-E-Mail enthält den Button Mitgliederportal öffnen (ein persönlicher Link, 30 Tage gültig) und die Adresse der Login-Seite deines Vereins: https://www.membear.ch/members/login/<vereins-kennung>. Mehr dazu unter Mitgliederportal.
Rechnung gleich mit erstellen
Mit Mitgliedschaftsrechnung erstellen legt Membear zusammen mit dem Mitglied eine Rechnung an:
- Die Rechnungspositionen sind mit dem Beitrag des Mitgliedschaftstyps vorausgefüllt. Du kannst sie ändern und mit Position hinzufügen ergänzen.
- Lege das Fälligkeitsdatum der Rechnung und bei Bedarf Rechnungsnotizen fest.
- Mit Rechnung sofort senden geht die Rechnung direkt per E-Mail an das Mitglied.
Der Schalter ist nur verfügbar, wenn zahls.ch, die Vereinsadresse und die IBAN eingerichtet sind (zahls.ch einrichten).
Mitglieder importieren
Bestehende Mitgliederlisten importierst du als CSV-Datei: Mitgliedereinstellungen verwalten (Zahnrad) › Mitglieder importieren.
Membear liest nur CSV-Dateien. Speichere deine Excel-Tabelle über Speichern unter im Format CSV UTF-8 und lade diese Datei hoch. Eine Vorlage erhältst du im Import mit Vorlage herunterladen.
Für den Import brauchst du mindestens einen Mitgliedschaftstyp.
Der Import hat vier Schritte:
- Hochladen: CSV-Datei wählen oder hineinziehen.
- Zuordnen: Membear erkennt die Spalten automatisch (deutsche und englische Überschriften). Prüfe die Zuordnung und passe sie bei Bedarf an. Spalten für Vorname und Nachname müssen zugeordnet sein.
- Mitgliedschaftstyp: Wähle Einzelne Mitgliedschaft verwenden, wenn alle denselben Typ erhalten, oder Spaltenzuordnung verwenden, wenn eine Spalte den Typ enthält. Dann ordnest du jeden vorkommenden Wert einem Mitgliedschaftstyp zu. Fehlt ein Typ, legst du ihn mit Neuen Typ anlegen an.
- Mitgliederstatus: gilt für alle Zeilen, wenn die Datei keine Status-Spalte hat, sonst für Zeilen mit leerem Status.
- Für Spalten ohne passendes Feld legst du mit Neues Feld anlegen ein benutzerdefiniertes Feld an.
- Vorschau: Prüfe die Daten und klicke auf Mitglieder importieren.
- Abgeschlossen: Die Mitglieder stehen in der Liste.
Gut zu wissen:
- Status und Rolle verstehen deutsche und englische Begriffe, z. B. «aktiv» oder «active», «Kassier» oder «treasurer».
- Ungültige E-Mail-Adressen übernimmt Membear nicht: Das Mitglied wird ohne E-Mail importiert.
- Doppelte E-Mail-Adressen sind erlaubt. Mit dem Filter Nur Duplikate anzeigen findest du sie nach dem Import.
- Zeilen ohne Vorname, Nachname und E-Mail überspringt Membear.
- Hat eine Zeile keinen Mitgliedschaftstyp, ergänze die Zuordnung, sonst lässt sich der Import nicht starten.
Importierte Mitglieder erhalten nie eine Willkommens-E-Mail, auch nicht später. Damit sie vom Mitgliederportal erfahren, schick ihnen einen Newsletter mit der Login-Seite deines Vereins: https://www.membear.ch/members/login/<vereins-kennung>.
Anmeldeformular
Neue Mitglieder können sich auch selbst anmelden und gleich bezahlen. Das Formular richtest du unter Vereinsmitglieder › Anmeldeformular integrieren ein und schaltest dort Öffentliche Anmeldungen ein. Dafür müssen zahls.ch und, solange Banküberweisungen erlaubt sind, die Vereinsadresse und die Bankverbindung eingerichtet sein.
Anmeldungen erscheinen mit Status Ausstehend. Sobald die Zahlung eingeht, setzt Membear das Mitglied automatisch auf Aktiv, solange Bezahlte Mitglieder automatisch akzeptieren eingeschaltet ist (Standard, unter Einstellungen › E-Mail-Einstellungen › Mitgliedschaftseinstellungen). Ist der Schalter aus, setzt du den Status selbst.
Alle Details: Online-Anmeldeformular und Formular einbetten.