Abo und Abrechnung

Was die Funktionen bedeuten

• Geschenkgutscheine: Geschenkmitgliedschaften verkaufen und erfassen, siehe Geschenkgutscheine.
• Saisonverlängerung und Mahnläufe: Erneuerungskampagnen unter Einstellungen › Erneuerungen, die Mitgliedschaften für die neue Saison verlängern und automatisch erinnern, und die Verlängerung im Mitgliederportal, siehe Mitgliedschafts-Erneuerungen.
• E-Mails ohne Membear-Hinweis: Rechnungen und Mahnungen, Newsletter, Willkommens-E-Mails, Eingangsbestätigungen von Anmeldungen, Erneuerungs-E-Mails, Login-Links zum Mitgliederportal, Geschenkgutscheine und Nachrichten zur Warteliste kommen ohne das Membear-Logo in der Fusszeile. Im Gratis-Plan steht es unter jeder dieser E-Mails.
• Vereinsbuchhaltung und Bankabgleich: Kontenplan, automatische Buchungen, Berichte, Jahresabschluss und Export (Banana, CSV), Kontoauszüge als camt-Datei.
• KI-Belege: Belege, die die KI liest, egal ob hochgeladen, fotografiert oder per E-Mail. Ist das Kontingent eines Monats aufgebraucht, ergänzt du die Angaben selbst.
• KI-Autopilot: der volle Autopilot, KI-Abgleich der Bankbewegungen, «Frag die Buchhaltung», der KI-Entwurf des Kassaberichts und das monatliche Kassier-Briefing.
• Kreditoren, Spesen, Revision, Budget und MWST: Lieferantenrechnungen mit Zahlungsdatei (pain.001), Spesen im Mitgliederportal, der Revisionsablauf, Budget, MWST-Abrechnung und Kostenstellen.
• Eigene Absender-Domain: E-Mails an Mitglieder über die eigene Domain versenden, einzurichten unter Einstellungen › E-Mail-Einstellungen bei Eigene Versanddomain.

Newsletter-Kontingent

Jeder Empfänger zählt als eine E-Mail, wenn du einen Newsletter sendest oder planst. Vorschau-Tests zählen nicht, und entfernte Newsletter zählen nicht mehr fürs Limit. Das Kontingent gilt pro Kalendermonat und beginnt am ersten Tag des Monats neu.

Unter Newsletter zeigt ein Balken, wie viele E-Mails diesen Monat noch übrig sind. Würde ein Versand das Limit überschreiten, lässt Membear ihn nicht zu: Wähle weniger Empfänger, warte bis zum nächsten Monat oder wechsle auf einen grösseren Plan. Mehr unter Newsletter.

Die Seite Abrechnung

Das Abo verwalten können nur Besitzerinnen und Besitzer des Vereins. Alle anderen sehen den Hinweis «Keine Berechtigung» und wenden sich an die Inhaberin oder den Inhaber. Wer welche Rolle hat, siehst du unter Vorstand und Rollen.

Die Seite zeigt:

• Dein Plan: den aktuellen Plan, den Betrag und das Datum der nächsten Abrechnung,
• Pläne: alle Pläne mit dem Umschalter Monatlich und Jährlich,
• Zahlungsmittel: wie du bezahlst,
• Rechnungen: alle Rechnungen und Quittungen deines Abos.

Ein Abo abschliessen

1. Öffne Einstellungen › Abrechnung.
2. Wähle Monatlich oder Jährlich und klicke beim gewünschten Plan auf Plan wählen.
3. Wähle, wie du bezahlst:
   • Karte oder TWINT: Das Zahlungsmittel wird sicher beim Zahlungsanbieter zahls.ch hinterlegt und jeweils automatisch belastet. Mit Weiter zur Zahlung bezahlst du die erste Rechnung.
   • Rechnung: Du erhältst eine Rechnung mit QR-Einzahlungsschein, zahlbar innert 30 Tagen. Mit Kostenpflichtig buchen ist das Abo sofort aktiv.

Welche Zahlungsarten angeboten werden, siehst du im Dialog. Das Abo verlängert sich automatisch und kann jederzeit auf Ende der Laufzeit gekündigt werden.

Rechnungen

Für jede Abrechnungsperiode erstellt Membear eine Rechnung:

• Bezahlung per Rechnung: Die Rechnung kommt per E-Mail, mit QR-Einzahlungsschein und zahlbar innert 30 Tagen. Du überweist sie mit dem E-Banking oder bezahlst sie online.
• Bezahlung mit Karte oder TWINT: Der Betrag wird automatisch belastet.

Nach jeder Zahlung erhältst du eine Zahlungsbestätigung per E-Mail. Unter Rechnungen findest du alle Rechnungen und Quittungen mit ihrem Status (Offen, Bezahlt, Überfällig …). Mit Ansehen öffnest du eine Rechnung und druckst sie mit Drucken / PDF. Offene Rechnungen kannst du, wo angeboten, mit Online bezahlen gleich mit Karte oder TWINT begleichen.

Plan wechseln

• Auf einen grösseren Plan: Der Wechsel gilt sofort. Die Differenz für die restliche Laufzeit wird deinem Zahlungsmittel belastet, oder du erhältst eine Rechnung darüber.
• Auf einen kleineren Plan und von jährlich auf monatlich: Der Wechsel gilt ab Ende der laufenden Periode. Bis dahin behältst du deinen aktuellen Plan. Mit Wechsel zurücknehmen bleibt alles, wie es ist.

Unter Zahlungsmittel kannst du mit Zahlungsmittel ändern eine neue Karte hinterlegen oder zwischen Karte und Rechnung wechseln (Auf Rechnung umstellen oder Auf Karte / TWINT umstellen). Offene Rechnungen ziehen beim Wechsel mit.

Kündigen

Mit Abo kündigen bleibt dein Plan bis zum Ende der bezahlten Laufzeit aktiv. Danach wechselst du automatisch auf den Gratis-Plan. Bis dahin kannst du die Kündigung mit Kündigung zurücknehmen widerrufen.

Was beim Wechsel auf den Gratis-Plan bleibt:

• Daten: Mitglieder, Rechnungen und alles andere bleiben erhalten.
• Buchhaltung: bleibt lesbar. Buchungen, Berichte und Belege kannst du weiterhin ansehen und exportieren, wie es die Aufbewahrungspflicht verlangt. Neue Buchungen, Importe und die Automatisierung stehen still.
• Geschenkgutscheine: Bereits verkaufte Gutscheine siehst du weiterhin, und sie lassen sich einlösen. Neue verkaufen und erfassen geht nicht mehr.
• Saisonverlängerungen: Laufende Kampagnen versenden keine E-Mails mehr, bis du wieder ein passendes Abo hast.
• E-Mails an Mitglieder: zeigen in der Fusszeile wieder das Membear-Logo.

Wenn eine Zahlung ausbleibt

• Karte oder TWINT: Schlägt die Belastung fehl, versucht Membear es nach 1, 3 und 5 Tagen erneut. In dieser Zeit steht das Abo auf Zahlung ausstehend, dein Plan bleibt aktiv. Hinterlege bei Bedarf ein neues Zahlungsmittel.
• Rechnung: Nach dem Fälligkeitsdatum erhältst du eine Zahlungserinnerung, das Abo steht auf Zahlung ausstehend. Ist die Rechnung 14 Tage später noch offen, wird das Abo pausiert.

Ein pausiertes Abo (Pausiert) sperrt die Funktionen deines Plans, bis die offene Rechnung bezahlt ist. Deine Daten bleiben erhalten. Sobald die Zahlung eingeht, ist der Plan wieder freigeschaltet. Bezahlst du per Überweisung, verbucht Membear die Zahlung.