Zahlungen und Bankverbindung

1. Einstellungen › Mitgliederzahlungen öffnen
2. In der Karte Bankkonto-Details den Schalter Banküberweisung aktivieren einschalten
3. Bankname, IBAN und BIC/SWIFT eintragen (alle drei sind Pflicht)
4. Optional einen Referenz-Präfix eintragen
5. Bankdaten speichern

Banküberweisung aktivieren ist bei neuen Vereinen eingeschaltet. Solange die Bankdaten fehlen, kannst du keine Rechnungen erstellen. Willst du keine Überweisungen, schalte den Schalter aus und speichere.

Ändern können die Bankverbindung nur Besitzerinnen und Besitzer sowie die Kassierin oder der Kassier. Eine neue IBAN meldet Membear der Hauptinhaberin oder dem Hauptinhaber des Vereins per E-Mail.

Welche IBAN?

• QR-IBAN (von deiner Bank für QR-Rechnungen vergeben): Die QR-Rechnung trägt eine QR-Referenz.
• Normale IBAN: Die QR-Rechnung trägt eine Creditor Reference (beginnt mit RF).
• Nur IBAN aus der Schweiz oder Liechtenstein (CH oder LI) funktionieren. Mit einer anderen IBAN lässt sich keine QR-Rechnung erzeugen.

Der Referenz-Präfix wird jeder Zahlungsreferenz vorangestellt. Mit einer QR-IBAN darf er nur aus Ziffern bestehen (höchstens 12), sonst schlägt die PDF-Erzeugung fehl. Mit einer normalen IBAN sind Buchstaben und Ziffern erlaubt; ein Präfix mit mehr als 9 Zeichen wird weggelassen.

Was sich mit aktivierter Banküberweisung ändert

• Jede Rechnungs-E-Mail und jede Zahlungserinnerung enthält das Rechnungs-PDF mit QR-Rechnung als Anhang und einen Download-Link.
• In den Rechnungsdetails siehst du die QR-Rechnung und lädst sie als PDF oder PNG herunter.

Ohne aktivierte Banküberweisung enthält die E-Mail nur den Zahlungslink und den Link zum Mitgliederportal.

Fehlt beim Mitglied die Adresse, bleibt das Feld «Zahlbar durch» auf der QR-Rechnung leer und kann von Hand ausgefüllt werden.

Was bei einer Zahlung automatisch passiert

Meldet zahls.ch eine Zahlung, prüft Membear sie bei zahls.ch nach und vergleicht Betrag und Währung mit der Rechnung. Stimmen sie, passiert Folgendes:

• Die Rechnung wechselt auf Bezahlt, mit Zahlungsdatum.
• Nutzt dein Verein Finanzen, wird die Zahlung dort gebucht.
• Ein Mitglied mit Status «Ausstehend» wird aktiv, wenn Bezahlte Mitglieder automatisch akzeptieren eingeschaltet ist (Einstellungen › E-Mail-Einstellungen, Karte Mitgliedschaftseinstellungen; bei neuen Vereinen eingeschaltet).
• Gehört die Rechnung zu einer Saison, wird die Saison-Mitgliedschaft aktiviert.
• Der Vorstand erhält eine Benachrichtigung. Ob sie auch per E-Mail kommt, wählt jede Person unter Einstellungen › Meine Benachrichtigungen (Sonstige Mitgliederrechnung bezahlt, Verlängerungszahlung eingegangen).
• Eine Bestätigung an das Mitglied verschickt Membear nur bei Rechnungen aus einer Mitgliedschafts-Erneuerung.

Diese Fälle ändern den Rechnungsstatus nicht, sondern lösen eine Warnung an den Vorstand aus:

• Betrag oder Währung weichen ab: Die Rechnung bleibt offen. Prüfe die Zahlung und markiere die Rechnung von Hand.
• Rückerstattung oder Rückbuchung bei zahls.ch: Die Rechnung bleibt bezahlt. Prüfe den Fall und setze den Status bei Bedarf selbst.
• Zahlung für eine uneinbringliche Rechnung: Die Rechnung bleibt Uneinbringlich. Mit Finanzen wird der Eingang als Zahlung auf die abgeschriebene Forderung gebucht, sonst buchst du ihn selbst.
• Zahlung für eine stornierte Rechnung oder eine Zahlung, die keiner Rechnung zugeordnet werden kann.

Banküberweisungen über den Bankimport

Nutzt dein Verein Finanzen (ab dem Plan «Verein»), lädst du unter Finanzen › Bank mit Kontoauszug importieren eine camt.053- oder camt.054-Datei aus dem E-Banking hoch. Membear sucht zu jeder Gutschrift die passende offene Rechnung, vor allem über die QR-Referenz oder die RF-Referenz der QR-Rechnung. Zahlungen mit passender Referenz bucht Membear sofort, wenn der Autopilot in den Einstellungen der Finanzen nicht auf «Aus» steht und der Betrag unter der Grenze Nie automatisch buchen über (CHF) liegt; die Rechnung steht dann auf Bezahlt. Alle anderen Zahlungen liegen unter Finanzen › Zu erledigen als Vorschlag zum Bestätigen bereit.

Zahlungen von Hand markieren

Für Überweisungen ohne Bankimport, Barzahlungen am Anlass oder eine Zahlung am Schalter:

1. Rechnungen öffnen und die Rechnung suchen (Name, E-Mail oder Rechnungsnummer)
2. Im Aktionsmenü der Zeile Als bezahlt markieren wählen. Für mehrere Rechnungen: Zeilen auswählen und Mit Ausgewählten › Als bezahlt markieren.
3. Im Dialog das Zahlungsdatum wählen und bestätigen

Auch dabei wird ein ausstehendes Mitglied aktiviert, wenn Bezahlte Mitglieder automatisch akzeptieren eingeschaltet ist. Mit Finanzen bucht Membear die Zahlung; kommt der Betrag später über den Bankimport, ordnet Membear die Bankzeile dieser Zahlung zu, statt sie ein zweites Mal zu buchen.

Bezahlt markieren dürfen alle Vorstandsmitglieder ausser der Rolle Revision. Nutzt dein Verein Finanzen, nur Besitzerinnen und Besitzer sowie die Kassierin oder der Kassier.

Uneinbringliche Rechnungen

Zahlt ein Mitglied nicht mehr, wählst du im Aktionsmenü Als uneinbringlich markieren. Das geht bei Rechnungen mit Status Gesendet, Offen, Überfällig und Überfällig Stufe 1 bis 3. Die Rechnung bleibt in den Unterlagen, bekommt aber keine Zahlungserinnerungen mehr.

Häufige Fragen

Bekommt das Mitglied eine Quittung? Nur bei Rechnungen aus einer Mitgliedschafts-Erneuerung. Sonst informiert Membear nur den Vorstand.

Ein Mitglied hat zu wenig bezahlt. Was nun? Membear markiert die Rechnung nicht als bezahlt. Fordere den Rest an, zum Beispiel mit einer Zahlungserinnerung, oder markiere die Rechnung von Hand als bezahlt, wenn der Verein den Betrag akzeptiert.

Kann ich eine Zahlung rückgängig machen? Ja: Setze die Rechnung über Status aktualisieren auf einen anderen Status. Mit Finanzen wird eine von Hand markierte Zahlung dabei zurückgebucht.