Mit Saisons und Erneuerungskampagnen führt Membear deine Mitglieder von einer Saison in die nächste: Mitglieder mit gespeicherter Zahlungsmethode werden automatisch belastet, alle anderen erhalten eine Einladung mit Rechnung und Zahlungslink, danach Erinnerungen und am Schluss eine Abschieds-E-Mail.
Hauptbereich (vereinfacht)
Der farblich hervorgehobene Eintrag zeigt, wo du in der echten App klicken musst. Die Reihenfolge kann bei dir minimal abweichen.
Öffne Einstellungen › Erneuerungen. Dort findest du die Karten Saisons und Erneuerungskampagnen.
Ist der Tab Erneuerungen nicht sichtbar, sind Saison-Erneuerungen für deinen Verein ausgeschaltet.
Saisons kannst du in jedem Abo anlegen. Erneuerungskampagnen gibt es in den Abos Verein und Autopilot. Dein Abo verwaltest du unter Einstellungen › Abrechnung.
Saisons
Eine Saison ist der Zeitraum, für den eine Mitgliedschaft gilt, z. B. ein Vereinsjahr oder eine Trainingssaison.
Saison anlegen
- Klicke in der Karte Saisons auf Saison hinzufügen.
- Gib Saisonname (z. B. «2026/2027»), Startdatum, Enddatum und Stichtag ein. Alle Felder sind Pflicht.
- Legst du die laufende Saison an, schalte Aktive Mitglieder dieser Saison zuordnen ein. So gehören alle aktiven Mitglieder sofort zu dieser Saison.
- Klicke auf Saison erstellen.
Saisons dürfen sich nicht überschneiden, und jeder Name darf nur einmal vorkommen.
Stichtag
Der Stichtag liegt am oder vor dem Startdatum. Wer ab dem Stichtag neu beitritt, gehört direkt zur nächsten Saison statt zur laufenden.
Beispiel: Die Saison 2027 beginnt am 1. Januar 2027, Stichtag ist der 1. Oktober 2026. Ein Mitglied, das am 15. Oktober 2026 beitritt, ist Mitglied der Saison 2027.
Status einer Saison
Eine Saison ist Geplant, Aktiv, Beendet oder Archiviert. Die laufende Saison ist in der Liste mit Aktuell markiert.
Eine Saison lässt sich nur löschen, solange keine Mitgliedschaften, Rechnungen oder Erneuerungskampagnen sie verwenden.
Welche Saisons ein einzelnes Mitglied hat, siehst du in seinen Details im Tab Saisons (Mitgliederverwaltung).
Erneuerungskampagne anlegen
- Lege die nächste Saison an (siehe oben).
- Klicke in der Karte Erneuerungskampagnen auf Erneuerungskampagne erstellen.
- Gib einen Kampagnennamen ein und wähle Ausgangssaison (die laufende) und Zielsaison (die nächste).
- Lege für jeden Schritt das Datum fest und passe die E-Mail-Texte an (siehe unten).
- Wähle den Status und klicke auf Kampagne speichern.
Teilnehmende musst du nicht auswählen: Membear übernimmt alle Mitglieder mit einer aktiven Mitgliedschaft in der Ausgangssaison. Mitglieder mit Lebensmitgliedschaft sind nicht dabei. Hat ein Mitgliedschaftstyp ein Upgrade nach Alter, erneuert das Mitglied direkt mit dem neuen Typ.
Sobald für eine Kampagne Erneuerungen angelegt sind, lassen sich Ausgangs- und Zielsaison nicht mehr ändern.
Status einer Kampagne
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | in Vorbereitung, es wird nichts versendet |
| Geplant | Schritte laufen zum eingestellten Zeitpunkt |
| Aktiv | Schritte laufen zum eingestellten Zeitpunkt |
| Abgeschlossen | beendet, es laufen keine Schritte mehr |
| Abgebrochen | abgebrochen, es laufen keine Schritte mehr |
Alle Zeiten beziehen sich auf Schweizer Zeit (Europe/Zurich).
Schritte einer Kampagne
Eine neue Kampagne enthält diese Schritte. Mit Erinnerung hinzufügen ergänzt du beliebig viele Erinnerungen, mit Schritt entfernen löschst du sie wieder.
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| Automatischer Belastungsversuch | Keine E-Mail. Membear belastet die gespeicherte Zahlungsmethode des Mitglieds. Klappt das nicht, übernehmen die folgenden Schritte. |
| Erfolgs-E-Mail | geht automatisch raus, sobald die Erneuerung bezahlt ist (automatisch, mit Karte oder per QR-Rechnung) |
| Erneuerungseinladung | Für Mitglieder, die selbst bezahlen müssen: Membear erstellt die Erneuerungsrechnung mit Zahlungslink und sendet die Einladung. |
| Erinnerung | wie die Einladung, als Erinnerung |
| Letzte Warnung | letzte Erinnerung vor dem Ende der Mitgliedschaft |
| Abschieds-E-Mail | Für Mitglieder, die nicht erneuert haben: E-Mail ohne Zahlungslink. Die Erneuerung steht danach auf Deaktiviert. |
Wer bereits erneuert hat, erhält keine weiteren Einladungen oder Erinnerungen. Membear überspringt diese Schritte.
Mit Test-E-Mail schickst du dir die Vorlage eines Schritts mit Beispieldaten. Wähle dafür vorher die Zielsaison. Test-E-Mails gehen nur an Personen aus deinem Team (Einstellungen › Vorstand).
Automatisch oder manuell
- Automatisch: Das Mitglied hat eine Zahlungsmethode gespeichert, z. B. bei der Anmeldung über das Formular mit «Zahlungsmethode für zukünftige Zahlungen speichern». Membear belastet sie am Datum des automatischen Belastungsversuchs.
- Manuell: Das Mitglied erhält die Einladung mit Rechnung und Zahlungslink und bezahlt online oder per QR-Rechnung.
Mitglieder können ihre Erneuerung auch selbst im Mitgliederportal abschliessen.
Mitglieder und Schritte synchronisieren
Sind nach dem Start neue Mitglieder in die Ausgangssaison gekommen, oder hast du Schritte oder Daten geändert, klicke auf Mitglieder & Schritte synchronisieren. Membear nimmt fehlende Mitglieder auf und passt die geplanten Schritte an. Bereits versendete E-Mails und Zahlungen bleiben unverändert.
Liegen Schritte schon in der Vergangenheit, wählst du für die neuen Mitglieder:
- Vergangene Schritte überspringen und Rechnung jetzt erstellen: keine E-Mails für vergangene Schritte, die Rechnung mit Zahlungslink entsteht sofort.
- Alle vergangenen Schritte jetzt nachholen: Die neuen Mitglieder erhalten alle vergangenen Schritte der Reihe nach in den nächsten Minuten.
Einzelne Mitgliedschaftstypen kannst du dabei abwählen.
Kampagnenstatus
Über Kampagnenstatus siehst du den Fortschritt: wie viele Mitglieder automatisch verlängert oder manuell bezahlt haben, wer noch auf die Zahlung wartet und welche Schritte als Nächstes fällig sind. Die Liste pro Mitglied filterst du nach Handlungsbedarf, Warten auf Zahlung, Fehlgeschlagen und Bezahlt.
Tipps
- Lege die nächste Saison und die Kampagne frühzeitig vor Saisonende an und prüfe sie im Status Entwurf.
- Prüfe vorher die E-Mail-Adressen deiner Mitglieder, z. B. mit dem Filter Nur Duplikate anzeigen in der Mitgliederliste.
- Schick dir jeden Schritt einmal als Test-E-Mail, bevor du die Kampagne auf Geplant setzt.