Unter Finanzen › Zahlungen bezahlst du, was der Verein schuldet: Rechnungen von Lieferanten und Spesen, die Mitglieder im Mitgliederportal einreichen. Du gibst frei, erstellst eine Zahlungsdatei für das E-Banking, und sobald der Kontoauszug importiert ist, bucht Membear die Zahlungen.
Lieferantenrechnungen, Zahlungsdateien und Spesen gehören zum Abo Autopilot. Erfassen und als bezahlt buchen können Besitzer und Kassier, freigeben, verwerfen und Zahlungsdateien erstellen ebenfalls. Die Revision sieht alles, ändert aber nichts.
Wie Lieferantenrechnungen hereinkommen
- Aus den Belegen: Erkennt die KI in einem hochgeladenen oder gemailten Beleg eine Rechnung, die noch zu bezahlen ist, landet sie hier (siehe Belege und Zu erledigen).
- Von Hand: Für Rechnungen auf Papier klickst du auf Rechnung erfassen und trägst Empfänger, IBAN, Referenz, Adresse, Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Text, Kategorie und auf Wunsch eine Kostenstelle ein.
Die vier Reiter
| Reiter | Was hier liegt |
|---|---|
| Zur Freigabe | Neue Rechnungen, die noch jemand freigeben muss |
| Zu bezahlen | Freigegebene Rechnungen und Spesen |
| Im Zahlungslauf | Rechnungen in einer erstellten Zahlungsdatei |
| Bezahlt | Erledigte Zahlungen |
Eine Rechnung, die nicht bezahlt werden soll, nimmst du mit Verwerfen heraus. Steckt sie schon in einem Zahlungsauftrag, lösche den Auftrag zuerst im E-Banking, sonst wird sie trotzdem bezahlt.
Freigeben und Vier-Augen-Prinzip
Mit Freigeben gibst du eine Rechnung zur Zahlung frei. Ohne Vier-Augen-Prinzip genügt eine Freigabe.
Unter Finanzen › Einstellungen › Allgemein legst du bei Vier-Augen-Prinzip ab Betrag (CHF) fest, ab welchem Betrag zwei verschiedene Personen eine Rechnung oder Spesen ansehen müssen. Leer lassen heisst: Eine Freigabe genügt.
Ab diesem Betrag gilt:
- Wer eine Rechnung erfasst, hochgeladen oder zuletzt geändert hat, kann sie nicht selbst freigeben. Eine andere Person gibt sie frei, damit sind es zwei Paar Augen.
- Rechnungen, die niemand erfasst hat (zum Beispiel aus dem E-Mail-Eingang), und Spesen brauchen zwei Freigaben von zwei verschiedenen Personen. Membear zeigt dann «Braucht zwei Freigaben» und nach der ersten «Wartet auf die zweite Freigabe».
- Eigene Spesen kann niemand selbst freigeben, unabhängig vom Betrag.
Das Vier-Augen-Prinzip einschalten oder die Grenze senken kann auch die Kassierin oder der Kassier. Ausschalten oder die Grenze erhöhen dürfen nur Besitzerinnen und Besitzer.
Bezahlen mit Zahlungsdatei (pain.001)
- Wähle im Reiter Zu bezahlen die Rechnungen aus.
- Wähle Von Konto das Bankkonto und das Ausführungsdatum. Es darf nicht in der Vergangenheit liegen.
- Klicke auf Zahlungsdatei erstellen.
- Lade die Datei unter Zahlungsdateien (pain.001) herunter und lies sie im E-Banking unter «Zahlungen › Datei hochladen» ein.
Die Rechnungen stehen danach unter Im Zahlungslauf. Sobald der Kontoauszug mit diesen Zahlungen importiert ist, bucht Membear sie automatisch.
Vor dem Erstellen prüft Membear die Angaben, zum Beispiel ob das Bankkonto eine gültige IBAN hat, ob die IBAN der Empfängerin oder des Empfängers stimmt und ob eine QR-IBAN eine QR-Referenz hat. Fehlt die IBAN des Bankkontos, erfasst du sie unter Finanzen › Einstellungen › Geldkonten.
Anders bezahlt?
- Direkt im E-Banking bezahlt: Lass die Rechnung unter Zu bezahlen stehen. Kommt die Zahlung im Kontoauszug, schlägt Membear die passende offene Rechnung vor, oder du wählst unter Zu erledigen bei der Bankbewegung Lieferantenrechnung.
- Bar bezahlt oder ohne Kontoauszug in Membear: Buche die Rechnung in Zu bezahlen oder Im Zahlungslauf mit Als bezahlt buchen, dem Geldkonto und dem Datum Bezahlt am.
Spesen aus dem Mitgliederportal
Mitglieder können Auslagen für den Verein direkt im Mitgliederportal einreichen. Eingeschaltet wird das unter Finanzen › Einstellungen › Allgemein mit Spesen im Mitgliederportal (Vorgabe: ein).
So reicht ein Mitglied Spesen ein
- Im Mitgliederportal unter Spesen auf Spesen einreichen klicken.
- Quittung (Foto oder PDF) hochladen (JPG, PNG, WebP oder PDF bis 4 MB).
- Wofür?, Betrag (CHF), Datum der Quittung und Deine IBAN für die Rückzahlung ausfüllen.
- Einreichen.
Im Portal sieht das Mitglied danach den Status: Eingereicht, Freigegeben, Bezahlt oder Abgelehnt.
So gibst du Spesen frei
Eingereichte Spesen erscheinen unter Finanzen › Zahlungen oben bei Spesen zur Freigabe.
- Öffne mit Quittung ansehen den Beleg. Membear liest die Quittung und zeigt Hinweise, zum Beispiel «Mehr verlangt als auf der Quittung steht», «Die Quittung ist älter als 6 Monate», «Diese Quittung wurde schon einmal hochgeladen» oder «Die IBAN ist ungültig». Passt alles, steht da «Quittung und Angaben passen zusammen.» Entschieden wird nichts automatisch.
- Prüfe Kategorie und Kostenstelle.
- Klicke auf Freigeben. Die Rückzahlung steht danach unter Zu bezahlen und läuft wie eine Lieferantenrechnung über die Zahlungsdatei.
- Oder klicke auf Ablehnen und gib einen Grund an. Den Grund sieht das Mitglied.