Hat ein Mitglied nicht bezahlt, schickst du ihm eine Zahlungserinnerung per E-Mail. Du entscheidest selbst, wann und an wen: Membear verschickt Erinnerungen zu Rechnungen nie von sich aus.
Was automatisch passiert
- Jede Nacht setzt Membear Rechnungen mit Status Gesendet oder Offen, deren Fälligkeitsdatum vorbei ist, auf Überfällig.
- In der Liste steht das Fälligkeitsdatum unbezahlter Rechnungen rot, sobald es vorbei ist; fährst du darüber, siehst du, seit wann die Rechnung überfällig ist.
Mahngebühren, Verzugszinsen und feste Mahnfristen gibt es nicht. Erinnerungen zu Mitgliedschafts-Erneuerungen planst du in der jeweiligen Kampagne; sie sind unabhängig von dieser Seite.
Welche Rechnungen du erinnern kannst
- Status Gesendet, Offen, Überfällig oder Überfällig Stufe 1 bis Stufe 3
- Das Mitglied hat eine E-Mail-Adresse (die Rechnungs-E-Mail oder die normale E-Mail-Adresse)
Andere Rechnungen überspringt Membear. Mitgliedern ohne E-Mail-Adresse schickst du die Rechnung per Post: Per Post versenden.
Eine Rechnung erinnern
Hauptbereich (vereinfacht)
Der farblich hervorgehobene Eintrag zeigt, wo du in der echten App klicken musst. Die Reihenfolge kann bei dir minimal abweichen.
Erinnerungen sendest du in der Rechnungsliste, im Aktionsmenü einer Zeile oder unter Mit Ausgewählten.
- Rechnungen öffnen
- Im Aktionsmenü der Rechnung Zahlungserinnerung senden wählen
- Tonlage, Fälligkeit und Status nach dem Versand festlegen (siehe unten)
- Erinnerung senden
Viele Rechnungen auf einmal
- Rechnungen öffnen und unter Filter Nur überfällige anzeigen wählen oder nach Status filtern
- Die Rechnungen auswählen; mit Alle … Rechnungen auswählen erfasst du alle Treffer deines Filters, auch auf weiteren Seiten
- Mit Ausgewählten › Zahlungserinnerungen senden
- Tonlage, Fälligkeit und Status festlegen
- Erinnerungen senden
Für einen ganzen Sammellauf geht es auch im Tab Sammelrechnungen mit Zahlungserinnerungen senden (Sammelrechnungen verwalten).
Alle Empfängerinnen und Empfänger eines Versands erhalten denselben Wortlaut.
Tonlage wählen
Unter Eskalationsstufe wählen stehen fünf Stufen zur Wahl:
| Stufe | Titel | Ton |
|---|---|---|
| 1 | Freundliche erste Erinnerung | Höflich und zurückhaltend |
| 2 | Bestimmter Nachfass | Macht deutlich, dass noch bezahlt werden muss |
| 3 | Klare, dringliche Formulierung | Direkt, weiterhin sachlich |
| 4 | Nachdrückliche Aufforderung | Konsequenzen klar, sofortiges Handeln |
| 5 | Letzte Aufforderung | Letzte Nachricht vor weiteren Schritten |
Darunter zeigt die E-Mail-Vorschau Betreff, Überschrift, Anrede und Haupttext der gewählten Stufe. Die Texte sind fest vorgegeben; bearbeiten kannst du sie nicht.
Fälligkeit und Status nach dem Versand
- Neue Fälligkeit (optional): Leer lassen, um die bisherige Fälligkeit beizubehalten. Setzt du ein Datum, steht es in der Erinnerungs-E-Mail und im PDF und wird auf der Rechnung gespeichert.
- Rechnungsstatus nach der Erinnerung: Membear schlägt passend zur Stufe vor: Stufe 1 ergibt Überfällig Stufe 1, Stufe 2 Überfällig Stufe 2, Stufen 3 bis 5 Überfällig Stufe 3. Du kannst stattdessen Offen, Gesendet oder Überfällig wählen.
So siehst du in der Liste und im Filter, welche Rechnungen schon wie oft erinnert wurden.
Was das Mitglied erhält
Die Erinnerung ist eine E-Mail mit dem Text der gewählten Stufe, Betrag, Fälligkeit, Zahlungslink und Link zum Mitgliederportal. Ist die Banküberweisung aktiviert, hängt das PDF mit QR-Rechnung an, mit der neuen Fälligkeit, falls du eine gesetzt hast.
Jede Erinnerung erscheint in den Rechnungsdetails im Kommunikationsverlauf, mit Stufe und Zeitpunkt.
Wenn trotzdem nicht bezahlt wird
Zahlt ein Mitglied auch nach mehreren Erinnerungen nicht, markierst du die Rechnung als uneinbringlich: Uneinbringliche Rechnungen. Ab dann bekommt sie keine Erinnerungen mehr.
Häufige Fragen
Bekommt ein Mitglied, das inzwischen bezahlt hat, trotzdem eine Erinnerung? Nein, bezahlte Rechnungen überspringt Membear. Prüfe vor einem grossen Versand trotzdem, ob alle Banküberweisungen erfasst sind.
Kann ich eine Erinnerung zu einem späteren Zeitpunkt planen? Nein, Erinnerungen gehen sofort in den Versand.
Gibt es Erinnerungen per Brief? Nicht als eigene Funktion. Lade das PDF der Rechnung herunter und schicke es mit einem Begleitbrief.