Unter Rechnungen erstellst du Rechnungen für deine Mitglieder, versendest sie per E-Mail oder als PDF für die Post und verfolgst, wer bezahlt hat. Mitglieder bezahlen online über zahls.ch (zum Beispiel mit TWINT oder Karte) oder per Banküberweisung mit QR-Rechnung.
Hauptbereich (vereinfacht)
Der farblich hervorgehobene Eintrag zeigt, wo du in der echten App klicken musst. Die Reihenfolge kann bei dir minimal abweichen.
Klicke in der Seitenleiste auf Rechnungen. Oben rechts findest du Neue Rechnung erstellen, Sammelrechnungen und Rechnungen importieren.
Voraussetzungen
Solange etwas fehlt, sind die Buttons zum Erstellen gesperrt und Membear zeigt den Hinweis Einrichtung erforderlich mit einem Link Konfigurieren zu jedem fehlenden Punkt.
| Was | Wo | Wann nötig |
|---|---|---|
| zahls.ch-Zugangsdaten (Instanz und API-Schlüssel) | Einstellungen › Mitgliederzahlungen oder Schritt Zahlungsintegration auf dem Dashboard | immer |
| Vereinsadresse mit Strasse, PLZ, Ort und Land | Einstellungen › Organisation, Karte Vereinsadresse | immer |
| Bankname, IBAN und BIC | Einstellungen › Mitgliederzahlungen, Karte Bankkonto-Details | nur wenn Banküberweisung aktivieren eingeschaltet ist |
Anleitungen: zahls.ch einrichten und Zahlungen und Bankverbindung.
Rechnungs-PDFs enthalten immer eine QR-Rechnung. Ohne gültige Schweizer oder Liechtensteiner IBAN lässt sich kein PDF erzeugen. Willst du Rechnungen per Post verschicken, hinterlege deshalb die Bankverbindung.
So läuft es ab
- zahls.ch einrichten (einmalig)
- Rechnungen erstellen und versenden: einzeln oder als Sammelrechnung für viele Mitglieder
- Zahlungen kommen herein: online über zahls.ch automatisch, Banküberweisungen über den Bankimport oder von Hand – siehe Zahlungen und Bankverbindung
- Wer nicht bezahlt, bekommt eine Zahlungserinnerung
Für den jährlichen Mitgliederbeitrag gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung: Jahresrechnungen versenden.
Ansichten
Unter der Seitenüberschrift wählst du zwischen zwei Tabs:
- Alle Rechnungen: alle Rechnungen in einer Tabelle mit Mitglied, Betrag, Status und Fälligkeitsdatum
- Sammelrechnungen: die Rechnungen gruppiert nach Sammellauf, mit Aktionen für den ganzen Lauf – siehe Sammelrechnungen verwalten
Über der Tabelle suchst du nach Name, E-Mail-Adresse oder Rechnungsnummer. Unter Filter wählst du einen oder mehrere Status oder Nur überfällige anzeigen (Fälligkeit vorbei, weder bezahlt noch storniert noch uneinbringlich). Darüber stehen Gesamtbetrag und Anzahl der gefilterten Rechnungen.
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Erstellt, noch nicht versendet. Nur Entwürfe kannst du bearbeiten. |
| Geplant | Für den Versand vorgesehen, zu einem gewählten Zeitpunkt oder mit Sofort senden im nächsten Durchgang |
| Ausstehend | Rechnung aus dem Anmeldeformular, bei der Membear auf die Online-Zahlung über zahls.ch wartet. Ohne Zahlung nach 15 Minuten geht sie per E-Mail an das Mitglied. |
| In Warteschlange | Wartet auf den E-Mail-Versand; Membear verarbeitet die Warteschlange jede Minute |
| Wird gesendet… | Die E-Mail wird gerade verschickt |
| Gesendet | E-Mail verschickt oder von Hand als gesendet markiert |
| Versand fehlgeschlagen | Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden, zum Beispiel weil das Mitglied keine E-Mail-Adresse hat |
| Offen | Zahlung ausstehend; wird gesetzt, wenn du diesen Status nach einer Erinnerung oder von Hand wählst |
| Überfällig | Fälligkeit überschritten. Membear setzt gesendete und offene Rechnungen jede Nacht automatisch auf diesen Status. |
| Überfällig Stufe 1, Stufe 2, Stufe 3 | Überfällig und bereits erinnert; die Stufe setzt du beim Senden einer Zahlungserinnerung oder von Hand |
| Bezahlt | Zahlung eingegangen, automatisch oder von Hand markiert |
| Storniert | Aufgehoben, wird nicht mehr eingefordert |
| Uneinbringlich | Abgeschrieben: bleibt in den Unterlagen, wird aber nicht mehr eingefordert |
Aktionen
Pro Rechnung öffnest du rechts in der Zeile das Aktionsmenü. Je nach Status stehen dort Details anzeigen, Rechnung bearbeiten, Jetzt senden, Erneut senden, PDF herunterladen, Zahlungserinnerung senden, Als bezahlt markieren, Als uneinbringlich markieren, Als gesendet markieren und Rechnung löschen.
Für mehrere Rechnungen wählst du die Zeilen mit den Kästchen aus (oder Alle … Rechnungen auswählen über alle Seiten) und öffnest Ausgewählt: …. Unter Mit Ausgewählten findest du:
- Jetzt senden: Entwürfe und fehlgeschlagene Rechnungen in die Warteschlange stellen
- Zahlungserinnerungen senden: siehe Zahlungserinnerungen
- Später planen: Versand zu einem Datum und einer Uhrzeit
- Als bezahlt markieren: mit Zahlungsdatum
- Status aktualisieren: einen Status direkt setzen, zum Beispiel Storniert
Rechnungen, deren Status die gewählte Aktion nicht zulässt, überspringt Membear und meldet, wie viele es waren.
Rechnungsdetails
Mit Details anzeigen siehst du Mitglied, Positionen, Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum und gegebenenfalls das Zahlungsdatum, dazu Notizen und den Mitgliedertext (E-Mail & PDF). Der Kommunikationsverlauf listet jede Rechnungs-E-Mail und jede Zahlungserinnerung mit Empfänger, Absender, Betreff und allfälligem Fehler sowie den Zeitpunkt, an dem die Rechnung angesehen wurde.
Ist die Banküberweisung aktiviert, zeigt die Detailansicht zusätzlich die QR-Rechnung mit PDF herunterladen und PNG herunterladen sowie den Button Rechnung herunterladen.
Ändern, stornieren, löschen
- Bearbeiten kannst du nur Entwürfe. Ist eine Rechnung versendet, setzt du sie über Status aktualisieren auf Storniert und erstellst eine neue. Gutschriften gibt es nicht.
- Löschen geht nicht bei bezahlten Rechnungen und nicht, solange eine Rechnung gesendet wird. Nutzt dein Verein Finanzen, lassen sich auch Rechnungen nicht löschen, die dort verbucht sind; storniere sie oder markiere sie als uneinbringlich.
- Als uneinbringlich markieren geht bei Rechnungen mit Status Gesendet, Offen, Überfällig und Überfällig Stufe 1 bis 3. Die Rechnung bleibt sichtbar, bekommt aber keine Erinnerungen mehr.
Wer was darf
- Alle Vorstandsmitglieder sehen die Rechnungen. Die Rolle Revision kann nur lesen und PDFs herunterladen.
- zahls.ch-Zugangsdaten und Bankverbindung ändern nur Besitzerinnen und Besitzer sowie die Kassierin oder der Kassier.
- Nutzt dein Verein Finanzen, dürfen nur Besitzerinnen und Besitzer sowie die Kassierin oder der Kassier Rechnungen als bezahlt oder uneinbringlich markieren.
Rechnungen aus einem anderen Programm übernehmen
Mit Rechnungen importieren lädst du eine CSV-Datei (bis 2 MB, höchstens 5000 Zeilen) hoch. Membear schlägt die Zuordnung der Spalten mit KI vor; du prüfst sie im Schritt Zuordnen. Pflicht sind Betrag, Währung, Fälligkeitsdatum, E-Mail und Beschreibung. Die Mitglieder werden über die E-Mail-Adresse gefunden; nicht gefundene ordnest du von Hand zu. Im Schritt Status prüfst du, wie die Status aus der Datei übernommen werden, danach folgen Vorschau und Import.
Importierte Rechnungen verschickt Membear nie automatisch: Status wie «geplant» oder «in Warteschlange» werden als Entwurf übernommen.