Als Kassierin oder Kassier kennst du den Jahreslauf: Beiträge verrechnen, Zahlungen nachführen, vor der Generalversammlung (GV) sagen können, wer bezahlt hat. Diese Anleitung führt dich durch den ganzen Ablauf in Membear und verweist für Details auf die passenden Seiten.
Am Ende hast du: alle Jahresrechnungen versendet, Online-Zahlungen automatisch erfasst und eine Liste, die zeigt, wer noch offen ist.
Checkliste vor dem Lauf
- [ ] zahls.ch eingerichtet, inklusive Webhook
- [ ] Vereinsadresse vollständig (Einstellungen › Organisation)
- [ ] Bankverbindung hinterlegt, wenn Mitglieder überweisen oder Rechnungen per Post erhalten (Zahlungen und Bankverbindung)
- [ ] Mitgliedschaftstypen mit dem aktuellen Jahresbeitrag
- [ ] Mitgliederliste geprüft: Status, Mitgliedschaftstyp, E-Mail-Adresse und Postadresse
1. Mitgliederdaten prüfen
Der Lauf rechnet pro Mitglied den Preis seines Mitgliedschaftstyps ab. Prüfe deshalb vorher unter Vereinsmitglieder:
- Mitgliedschaftstyp: Mitglieder ohne Typ erhalten im Lauf keine Rechnung.
- Status: Ausgetretene Mitglieder auf inaktiv setzen. Im Lauf wählst du, ob aktive Mitglieder, ausstehende Mitglieder und Ehrenmitglieder eine Rechnung erhalten.
- E-Mail-Adresse: Wer keine hat, erhält die Rechnung per Post.
- Postadresse: Ohne vollständige Adresse bleibt auf der QR-Rechnung das Feld «Zahlbar durch» leer.
2. Den Lauf erstellen
- Rechnungen › Sammelrechnungen
- Empfänger: Nach Mitgliedschaftstyp, dann unter Mitgliedertypen zum Beispiel Aktive Mitglieder anhaken. Ehrenmitglieder lässt du weg, wenn sie keinen Beitrag zahlen.
- Rechnungspositionen: Membear trägt pro Typ «Typname Jahr» mit dem Preis ein, mit dem laufenden Jahr. Passe Text und Betrag bei Bedarf an, zum Beispiel wenn du im Dezember schon den Beitrag fürs nächste Jahr verrechnest.
- Termin & Versand: Fälligkeitsdatum setzen und optional einen Text für E-Mail und PDF, zum Beispiel einen Gruss des Vorstands
- Sofort senden ausgeschaltet lassen
- … Rechnungen erstellen
Alle Rechnungen liegen jetzt als Entwurf vor. Öffne im Tab Sammelrechnungen den Lauf und prüfe Stichproben: Betrag, Empfänger, Text. Entwürfe korrigierst du einzeln im Tab Alle Rechnungen mit . Details zum Assistenten: .