Als Kassierin oder Kassier kennst du den Jahreslauf: Beiträge verrechnen, Zahlungen nachführen, vor der Generalversammlung (GV) sagen können, wer bezahlt hat. Diese Anleitung führt dich durch den ganzen Ablauf in Membear und verweist für Details auf die passenden Seiten.
Am Ende hast du: alle Jahresrechnungen versendet, Online-Zahlungen automatisch erfasst und eine Liste, die zeigt, wer noch offen ist.
Checkliste vor dem Lauf
- [ ] zahls.ch eingerichtet, inklusive Webhook
- [ ] Vereinsadresse vollständig (Einstellungen › Organisation)
- [ ] Bankverbindung hinterlegt, wenn Mitglieder überweisen oder Rechnungen per Post erhalten (Zahlungen und Bankverbindung)
- [ ] Mitgliedschaftstypen mit dem aktuellen Jahresbeitrag
- [ ] Mitgliederliste geprüft: Status, Mitgliedschaftstyp, E-Mail-Adresse und Postadresse
1. Mitgliederdaten prüfen
Der Lauf rechnet pro Mitglied den Preis seines Mitgliedschaftstyps ab. Prüfe deshalb vorher unter Vereinsmitglieder:
- Mitgliedschaftstyp: Mitglieder ohne Typ erhalten im Lauf keine Rechnung.
- Status: Ausgetretene Mitglieder auf inaktiv setzen. Im Lauf wählst du, ob aktive Mitglieder, ausstehende Mitglieder und Ehrenmitglieder eine Rechnung erhalten.
- E-Mail-Adresse: Wer keine hat, erhält die Rechnung per Post.
- Postadresse: Ohne vollständige Adresse bleibt auf der QR-Rechnung das Feld «Zahlbar durch» leer.
2. Den Lauf erstellen
- Rechnungen › Sammelrechnungen
- Empfänger: Nach Mitgliedschaftstyp, dann unter Mitgliedertypen zum Beispiel Aktive Mitglieder anhaken. Ehrenmitglieder lässt du weg, wenn sie keinen Beitrag zahlen.
- Rechnungspositionen: Membear trägt pro Typ «Typname Jahr» mit dem Preis ein, mit dem laufenden Jahr. Passe Text und Betrag bei Bedarf an, zum Beispiel wenn du im Dezember schon den Beitrag fürs nächste Jahr verrechnest.
- Termin & Versand: Fälligkeitsdatum setzen und optional einen Text für E-Mail und PDF, zum Beispiel einen Gruss des Vorstands
- Sofort senden ausgeschaltet lassen
- … Rechnungen erstellen
Alle Rechnungen liegen jetzt als Entwurf vor. Öffne im Tab Sammelrechnungen den Lauf und prüfe Stichproben: Betrag, Empfänger, Text. Entwürfe korrigierst du einzeln im Tab Alle Rechnungen mit Rechnung bearbeiten. Details zum Assistenten: Rechnungen erstellen und versenden.
3. Versenden
Per E-Mail: Im Tab Sammelrechnungen beim Lauf Rechnungen senden wählen. Membear verschickt alle Entwürfe mit E-Mail-Adresse; Mitglieder bezahlen über den Zahlungslink oder im Mitgliederportal.
Per Post:
- Beim Lauf Alle PDFs herunterladen wählen und bei Bedarf Nur Rechnungen von Mitgliedern ohne vollständige Adresse herunterladen anhaken
- Die PDFs aus der ZIP-Datei ausdrucken und verschicken oder am Anlass abgeben
- Im Tab Alle Rechnungen die verschickten Entwürfe mit Als gesendet markieren abschliessen
Versende die Rechnungen einige Wochen vor der GV. Dann bleibt Zeit für Erinnerungen, ohne dass es kurz vor der Versammlung eng wird.
4. Zahlungen nachführen
- Online bezahlt (zahls.ch): Die Rechnung steht automatisch auf Bezahlt.
- Überwiesen: Mit Finanzen lädst du den Kontoauszug unter Finanzen › Bank hoch und Membear ordnet die Zahlungen über die Referenz zu. Ohne Finanzen markierst du die Rechnung mit Als bezahlt markieren und wählst das Zahlungsdatum.
- Bar bezahlt: ebenfalls mit Als bezahlt markieren
Was dabei genau passiert: Zahlungen und Bankverbindung.
5. Erinnern
Nach der Fälligkeit setzt Membear gesendete, unbezahlte Rechnungen in der Nacht auf Überfällig. Dann:
- Im Tab Sammelrechnungen beim Lauf Zahlungserinnerungen senden wählen, oder unter Alle Rechnungen mit Nur überfällige anzeigen filtern und die Rechnungen auswählen
- Stufe 1 Freundliche erste Erinnerung wählen, die Vorschau prüfen und optional eine neue Fälligkeit setzen
- Senden
Bezahlte Rechnungen erhalten keine Erinnerung. Ablauf und Stufen: Zahlungserinnerungen.
6. Vor der GV
- Unter Alle Rechnungen nach Status filtern: Bezahlt, Überfällig und die Stufen zeigen dir, wer noch offen ist. Gesamtbetrag und Anzahl stehen über der Tabelle.
- Im Tab Sammelrechnungen siehst du pro Lauf, wie viele Rechnungen bezahlt und wie viele offen sind.
- Hilfreiche Vorlagen: Kassenbericht, Anwesenheitsliste und GV-Checkliste
Häufige Fragen
Ein neues Mitglied kommt nach dem Lauf dazu. Erstelle unter Rechnungen mit Neue Rechnung erstellen eine Einzelrechnung: Rechnungen erstellen und versenden.
Ein Betrag im Lauf war falsch. Entwürfe korrigierst du im Tab Alle Rechnungen mit Rechnung bearbeiten. Bereits versendete Rechnungen setzt du über Status aktualisieren auf Storniert und erstellst eine neue.
Dein Verein arbeitet mit Saisons statt mit einem Kalenderjahr? Dann eignen sich Mitgliedschafts-Erneuerungen mit automatischen Erinnerungen.