Belege und Zu erledigen

Jede Ausgabe braucht einen Beleg. In Membear lädst du Belege hoch, fotografierst sie mit dem Handy oder leitest sie per E-Mail weiter. Die KI liest sie, und unter Zu erledigen prüfst du alles, was Membear nicht selbst verbuchen konnte.

Belege hochladen

1. Öffne Finanzen › Mehr › Belege.
2. Klicke unter Belege hochladen auf Dateien wählen oder Foto aufnehmen, oder zieh die Dateien in das Feld. Mehrere Belege auf einmal gehen auch.

Hochladen können Besitzer und Kassier, die Revision sieht die Belege nur. Angenommen werden PDF, JPG und PNG bis 4 MB pro Datei. Lädst du einen Beleg hoch, der schon vorhanden ist, meldet Membear das.

Die KI liest Lieferant, Datum und Betrag und schlägt das Konto vor. Der Status in der Liste zeigt, wo ein Beleg steht: wird gelesen, zu prüfen, verbucht, ignoriert oder Fehler. Die Quelle zeigt, ob er hochgeladen, per E-Mail gekommen oder als Spesen Mitglied eingereicht wurde.

Belege per E-Mail

Rechnungen und Quittungen, die per E-Mail kommen, leitest du einfach an eine eigene Adresse deines Vereins weiter.

1. Öffne Finanzen › Mehr › Belege.
2. Klicke unter Belege per E-Mail auf Adresse erstellen und kopiere die Adresse.
3. Trag unter Erlaubte Absender die E-Mail-Adressen ein, von denen Belege kommen dürfen, eine pro Zeile. Vorgegeben ist deine eigene Adresse.
4. Klicke auf Speichern.

Mails von anderen Absendern werden nicht angenommen. Membear übernimmt PDF- und Bild-Anhänge als Belege. Die Adresse einrichten und die Absender ändern können Besitzer und Kassier.

Zu erledigen

Finanzen › Zu erledigen ist dein Arbeitsplatz. Die Zahl im Reiter zeigt, wie viel offen ist. Die Seite hat drei Abschnitte:

• Bankbewegungen – «Was ist diese Zahlung?»: offene Bewegungen und Vorschläge aus dem Kontoauszug (siehe Bank).
• Belege – «Angaben prüfen und buchen»: gelesene Belege, die auf dich warten.
• Regeln – «Einmal entscheiden, künftig automatisch»: Vorschläge für wiederkehrende Buchungen.

Ist alles erledigt, steht da «Alles erledigt». Neue Bankbewegungen und Belege werden automatisch verbucht; was unklar ist, erscheint wieder hier.

Sichere Vorschläge auf einmal bestätigen

Hat Membear Vorschläge mit hoher Sicherheit, zeigt die Seite zum Beispiel «12 sichere Vorschläge (mindestens 90 %).» Mit Alle bestätigen übernimmst du sie in einem Schritt. Vorschläge, die sich nicht buchen lassen, bleiben in der Liste.

Einen Beleg erledigen

Prüfe Lieferant, Datum, Betrag und Kategorie und ergänze, was fehlt. Dann wählst du, wie der Beleg bezahlt wurde:

• Kommt mit dem Kontoauszug: mit Karte oder per Überweisung bezahlt. Membear ordnet den Beleg der Bankbewegung zu, sobald sie importiert ist.
• Bar bezahlt, buchen: Kasse wählen und gleich buchen.
• Ignorieren: der Beleg wird nicht gebucht.

Membear warnt, wenn ein Beleg aussieht wie einer, der schon da ist, oder wenn es eine private Ausgabe sein könnte. Liest die KI einen Betrag in Fremdwährung, gibst du den Betrag in CHF ein, wie er vom Konto abging.

Erkennt die KI eine Rechnung, die noch zu bezahlen ist, wird daraus im Abo Autopilot eine Lieferantenrechnung unter Zahlungen. Sie wird bei der Zahlung verbucht (siehe Zahlungen und Spesen).

Warten auf Freigabe

Warten Lieferantenrechnungen oder Spesen auf eine Freigabe, zeigt Zu erledigen oben «Warten auf Freigabe» mit einem Link Zu den Freigaben.

Das braucht dich

Auf der Übersicht fasst die Karte Das braucht dich zusammen, was Aufmerksamkeit braucht, zum Beispiel:

• Bankbewegungen, die seit über 14 Tagen offen sind,
• Ausgaben ohne Beleg und möglicherweise doppelte Belege,
• eine Kasse im Minus,
• Mitgliederrechnungen, die über 60 Tage überfällig sind,
• Lieferantenrechnungen, die in den nächsten 7 Tagen fällig werden, und Freigaben, die warten,
• ungewöhnliche Ausgaben gegenüber dem Vorjahr, überschrittene Budgets und ein Umsatz nahe der MWST-Grenze.

Ausgaben ohne Beleg finden

Unter Finanzen › Mehr › Buchungen zeigt der Filter Nur ohne Beleg alle Ausgaben, denen noch ein Beleg fehlt. Die Checkliste des Jahresabschlusses weist ebenfalls darauf hin.