Rechnungen erstellen und versenden

Rechnungen erstellst du einzeln für ein Mitglied oder als Sammelrechnung für viele Mitglieder auf einmal. Neue Rechnungen sind zuerst Entwurf; du versendest sie danach per E-Mail oder lädst sie für die Post herunter.

Einzelrechnung

1. Rechnungen › Neue Rechnung erstellen
2. Unter Mitglied das Mitglied wählen. Zur Auswahl stehen aktive Mitglieder. Hat das Mitglied einen Mitgliedschaftstyp, trägt Membear dessen Namen und Preis als erste Position ein.
3. Fälligkeitsdatum prüfen (vorgeschlagen: heute in 30 Tagen)
4. Unter Positionen Beschreibung, Betrag und Anzahl erfassen; mit Position hinzufügen weitere Positionen ergänzen. Der Gesamtbetrag ergibt sich aus den Positionen.
5. Optional Notizen (nur intern) und Text für E-Mail und PDF (erscheint in der Rechnungs-E-Mail und auf dem PDF)
6. Rechnung erstellen

Die Rechnung liegt jetzt als Entwurf in der Liste. Wie du sie versendest, steht weiter unten unter «Rechnungen versenden».

Beim Erfassen eines Mitglieds

Fügst du unter Vereinsmitglieder ein Mitglied hinzu, kannst du mit Mitgliedschaftsrechnung erstellen gleich eine Rechnung anlegen. Membear übernimmt den Mitgliedschaftstyp als Position; Fälligkeit, Positionen und Notizen kannst du anpassen.

Mit Rechnung sofort senden stellt Membear die Rechnung direkt in die Warteschlange und verschickt sie per E-Mail. Ohne den Schalter bleibt sie ein Entwurf, den du später unter Rechnungen mit Jetzt senden verschickst.

Sammelrechnungen für viele Mitglieder

Mit Sammelrechnungen erstellst du in einem Lauf eine Rechnung pro Mitglied. Der Assistent hat drei Schritte.

1. Empfänger

Unter Empfängerauswahl wählst du:

• Nach Mitgliedschaftstyp: Unter Mitgliedertypen wählst du die Status, die eine Rechnung erhalten: Aktive Mitglieder, Ausstehende Mitglieder, Ehrenmitglieder. Membear zeigt pro Mitgliedschaftstyp, wie viele Mitglieder betroffen sind. Mitglieder ohne Mitgliedschaftstyp erhalten keine Rechnung.
• Mitglieder manuell auswählen: Mitglieder nach Name oder E-Mail suchen und einzeln anhaken.

2. Rechnungspositionen

• Nach Mitgliedschaftstyp: Für jeden Typ mit Mitgliedern trägt Membear eine Position «Typname Jahr» mit dem Preis des Typs ein, zum Beispiel «Aktivmitglied 2026». Beschreibung, Betrag und Menge kannst du pro Typ ändern und Positionen ergänzen. Ein Typ ohne Position erhält keine Rechnungen.
• Mitglieder manuell auswählen: Die Positionen gelten für alle ausgewählten Mitglieder.

3. Termin & Versand

• Fälligkeitsdatum: vorgeschlagen ist heute in 30 Tagen; es gilt für alle Rechnungen des Laufs
• Notizen: nur intern
• Text für E-Mail und PDF: in jeder Rechnungs-E-Mail und auf jedem PDF
• Sofort senden: ausgeschaltet entstehen Entwürfe, die du prüfen und später versenden kannst. Eingeschaltet stellt Membear alle Rechnungen nach dem Erstellen in den Versand.

Mit … Rechnungen erstellen schliesst du ab. Den Lauf findest du danach im Tab Sammelrechnungen: Sammelrechnungen verwalten.

Rechnungen versenden

Per E-Mail

• Eine Rechnung: im Aktionsmenü der Zeile Jetzt senden
• Mehrere Rechnungen: Zeilen auswählen, Mit Ausgewählten › Jetzt senden. Gesendet werden Entwürfe und fehlgeschlagene Rechnungen.
• Ein ganzer Sammellauf: im Tab Sammelrechnungen Rechnungen senden
• Zu einem späteren Zeitpunkt: Zeilen auswählen, Mit Ausgewählten › Später planen, Datum und Uhrzeit wählen und Planen. Die Rechnungen stehen bis dahin auf Geplant.

Die Rechnung geht an die Rechnungs-E-Mail des Mitglieds, wenn sie ausgefüllt ist, sonst an die normale E-Mail-Adresse. Membear stellt die Rechnungen in die Warteschlange und verschickt sie im Minutentakt; grosse Läufe gehen gestaffelt über einige Minuten hinaus. Der Status wechselt über In Warteschlange und Wird gesendet… auf Gesendet.

Die E-Mail enthält Betrag, Fälligkeit, deinen Text, den zahls.ch-Zahlungslink und einen Link zum Mitgliederportal. Ist die Banküberweisung aktiviert, hängt das PDF mit QR-Rechnung an (Zahlungen und Bankverbindung).

Wenn der Versand scheitert

Klappt die Zustellung nach mehreren Versuchen nicht, steht die Rechnung auf Versand fehlgeschlagen. Den Grund siehst du unter Details anzeigen im Kommunikationsverlauf. Korrigiere zum Beispiel die E-Mail-Adresse und wähle im Aktionsmenü Erneut senden. Konnte der letzte Versuch das Mitglied bereits erreicht haben, sperrt Membear das erneute Senden, damit niemand die Rechnung doppelt erhält.

Per Post

Mitglieder ohne E-Mail-Adresse erhalten die Rechnung als Ausdruck:

1. Im Aktionsmenü des Entwurfs PDF herunterladen wählen (erscheint statt Jetzt senden, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist). Für einen ganzen Sammellauf: Alle PDFs herunterladen im Tab Sammelrechnungen.
2. PDF ausdrucken und verschicken
3. Im Aktionsmenü Als gesendet markieren

Das PDF braucht eine gültige IBAN in den Bankdaten, weil es immer eine QR-Rechnung enthält.

Entwürfe bearbeiten

Solange eine Rechnung Entwurf ist, änderst du sie mit Rechnung bearbeiten: Mitglied, Fälligkeit, Positionen, Notizen und Text. Versendete Rechnungen lassen sich nicht mehr bearbeiten; setze sie über Status aktualisieren auf Storniert und erstelle eine neue.

Häufige Fragen

Kann ich das Standard-Fälligkeitsdatum ändern? Nein, Membear schlägt immer 30 Tage vor. Du passt das Datum pro Rechnung oder pro Sammellauf an.

Ein Mitglied fehlt in der Auswahl der Einzelrechnung. Dort erscheinen nur aktive Mitglieder. Für ausstehende Mitglieder und Ehrenmitglieder nutzt du Sammelrechnungen mit Mitglieder manuell auswählen.

Und Rechnungen aus dem Anmeldeformular? Die erstellt das Anmeldeformular beim Absenden selbst, über den Preis des gewählten Mitgliedschaftstyps. Wählt die Person die Online-Zahlung, steht die Rechnung auf Ausstehend, bis zahls.ch die Zahlung meldet; kommt nach 15 Minuten keine Zahlung, verschickt Membear sie per E-Mail. Bei Banküberweisung geht sie direkt per E-Mail hinaus.