Offene Beiträge und die GV rückt näher — und die Mahnung liegt noch in der To-do-Liste. Dieser Guide hilft Kassierinnen und Kassier sowie dem Sekretariat: wann eine freundliche Zahlungserinnerung reicht, wann eine formelle Mahnung sinnvoll ist und wie du ohne Excel-Zettel nachfasst.
«Mahnungen vergessen» ist kein Charakterfehler — es ist der Alltag ehrenamtlicher Vorstände. Zahlungstatus steckt in E-Mail-Ordnern und Excel-Listen, der Beitragslauf ist durch, und vor der Generalversammlung kommt der Stress: Wer hat bezahlt, wer nicht, und wer wurde schon erinnert? Jede manuelle Erinnerung kostet Zeit und Nerven. Klarer Ablauf und eine fertige Vorlage entlasten dich mehr als noch eine Notiz im Posteingang.
Starte höflich. Eine Zahlungserinnerung kurz nach Fälligkeit genügt oft: Betrag, Periode, Frist und Zahlungsweg (QR-Rechnung oder Online-Link) — ohne Vorwurf. Viele Mitglieder haben die Rechnung übersehen oder denken, sie hätten schon bezahlt. Die formelle Mahnung kommt erst, wenn die Frist verstrichen ist und keine Zahlung erkennbar ist: klarer Ton, neue Frist, optional Hinweis auf Vereinsregeln. Bleib sachlich und fair — du willst Beiträge einziehen, nicht Mitglieder verlieren.
Eskaliere schrittweise: erst Erinnerung, dann erste Mahnung, dann — wenn Statuten und Vorstand das vorsehen — zweite Mahnung mit klarer letzter Frist. Sinnvoll ist Eskalation bei wiederholter Nichtzahlung trotz erreichbarer Kontaktadresse und korrekter Rechnung. Pause oder Einzelgespräch lohnen sich bei Härtefällen, laufenden Klärungen oder wenn die Zahlung vermutlich unterwegs ist. Vor der GV zählt Übersicht mehr als Härte: lieber alle offenen Fälle sichtbar und fair erinnert als chaotische Einzelmails am Vorabend.
Für einzelne Briefe oder Mitglieder ohne E-Mail: nutze die Mahnung-Vorlage, trage Betrag, Fälligkeit und Referenz ein und versende sie per Post oder PDF. Für viele offene Rechnungen spart ein Sammellauf in der Rechnungsverwaltung Stunden — Filter setzen, Vorschau prüfen, Erinnerungen in einem Rutsch senden. In Membear siehst du offene und bezahlte Beiträge auf einen Blick; zahls.ch ordnet Online-Zahlungen zu. Soft start: Vorlage für den nächsten Einzelbrief, Sammelläufe für den grossen Nachfass vor der GV.
Kurz für Kassierinnen und Kassier sowie das Sekretariat.
Vorlage nutzen oder mit Membear Sammelläufe und Zahlungserinnerungen vor der GV vorbereiten — kostenlos starten.