Im Herbst beginnt für die Kasse die Vorbereitung auf die GV: Belege einsammeln, Bankauszüge abgleichen, Budget aufstellen und für die Revision alles so ablegen, dass es im Frühling niemand suchen muss. Genau dort setzen die zwei grössten Neuerungen dieses Herbstes an.
Das bringt deinem Verein:
- Eine Vereinsbuchhaltung direkt in Membear — Bankabgleich, Belege, Abschluss und Revision, derzeit im Pilot
- Membear in Claude und ChatGPT — Fragen zu Mitgliedern, Rechnungen und Anlässen in normaler Sprache stellen
- Beides zusammen — die Buchhaltung im Chat fragen, mit denselben Rechten wie im Dashboard
Was im Frühling dazugekommen ist, steht im Beitrag zum Frühjahr 2026.
Die Buchhaltung kommt dorthin, wo die Beiträge schon sind
Bisher endete Membear bei der bezahlten Rechnung. Danach tippte die Kassierin oder der Kassier dieselben Zahlungen nochmals in Excel oder ein separates Buchhaltungsprogramm — und am Jahresende stimmten die beiden Listen selten auf den Franken.
Mit der Vereinsbuchhaltung bleibt alles an einem Ort. Mitgliederbeiträge, die über Membear bezahlt werden, sind schon da. Den Rest bringst du so herein:
- Bankauszug als CAMT-Datei hochladen. Membear liest die Bewegungen, gleicht sie mit offenen Rechnungen ab und meldet, was nicht aufgeht.
- Belege fotografieren oder mailen. Quittung mit dem Handy abfotografieren oder an die Beleg-Adresse des Vereins schicken. Betrag, Datum und Lieferant werden ausgelesen.
- Bestätigen statt buchen. Unter «Zu erledigen» steht zu jeder Bewegung ein fertiger Buchungsvorschlag. Was sich wiederholt, erkennt Membear nach ein paar Bestätigungen von selbst; sichere Vorschläge hakst du gesammelt ab.
Wer kein Buchhaltungsstudium hat, erfasst Einnahmen und Ausgaben in der einfachen Ansicht wie in einem Kassabuch. Wer es genauer will, bucht mit Soll und Haben, Kostenstellen und MWST. Gelöscht wird nie: Falsche Buchungen werden storniert, die Spur bleibt.
Zur GV: Erfolgsrechnung, Bilanz, Saldenliste und Kontoblatt entstehen auf Knopfdruck, mit Vorjahresvergleich. Eine Checkliste führt durch den Abschluss — Kassensturz, offene Posten, Saldoabgleich. Die Revisorin oder der Revisor erhält einen eigenen Zugang, hakt Buchungen einzeln ab und stellt Rückfragen direkt an der Buchung.
Umsteigen mitten im Jahr geht auch: Du erfasst die Eröffnungsbilanz und importierst die Buchungen des laufenden Jahres als Datei.
Im Pilot. Die Buchhaltung läuft derzeit mit ausgewählten Vereinen und wird pro Verein freigeschaltet. Während des Pilots entstehen keine zusätzlichen Kosten. Wenn dein Verein dabei sein möchte, trag ihn in die Warteliste ein.
Vereinsbuchhaltung · Mehr für Kassierinnen und Kassier
Membear in Claude und ChatGPT
Viele Vorstandsfragen sind kurz, aber die Antwort braucht drei Klicks und einen Filter: «Wer hat den Jahresbeitrag noch nicht bezahlt?», «Wie viele Aktivmitglieder haben wir?», «Welche Anlässe stehen im November an?»
Jetzt kannst du Membear mit deinem KI-Assistenten verbinden, zum Beispiel mit Claude oder ChatGPT. Danach fragst du in normaler Sprache, und der Assistent arbeitet direkt mit den Daten deines Vereins:
- Fragen stellen — offene Rechnungen, Mitgliederentwicklung, Anmeldungen
- Erfassen und ändern — Mitglieder anlegen, Anlässe erstellen, Rechnungen vorbereiten
- Texte entwerfen — Newsletter oder Einladungen als Entwurf speichern
Deine Rollen gelten. Der Assistent handelt in deinem Namen: Was du im Dashboard nicht darfst, darf auch er nicht. Beim Verbinden kannst du festlegen, dass er nur lesen darf. Bevor etwas Mitglieder erreicht — Rechnungen versenden, Newsletter verschicken, Einladungen — fragt er dich zuerst.
Verbinden ist schnell gemacht. Im Assistenten einen eigenen Connector mit der Adresse https://www.membear.ch/api/mcp hinzufügen, bei Membear anmelden und erlauben. Die Verbindung läuft über MCP, den offenen Standard für KI-Assistenten; auch Programme wie Claude Code oder Cursor lassen sich so verbinden. Verbundene Assistenten siehst und trennst du jederzeit in deinen persönlichen Einstellungen.
Anleitung: KI-Assistenten verbinden
Beides zusammen: die Buchhaltung im Chat fragen
Ist die Buchhaltung für deinen Verein freigeschaltet, kennt der Assistent auch die Bücher — für alle, die im Dashboard Zugriff auf die Finanzen haben. Die Revision sieht dort nur lesend mit.
- «Wie viel haben wir dieses Jahr für Material ausgegeben?»
- «Welche Bankbewegungen warten noch auf eine Buchung?»
- «Wie steht die Erfolgsrechnung im Vergleich zum Vorjahr?»
Der Assistent kann Buchungsvorschläge bestätigen, Belege buchen und Spenden erfassen. Freigaben von Lieferantenrechnungen und Spesen bestätigst du ausdrücklich, und das Vier-Augen-Prinzip gilt weiterhin: Wer eine Rechnung erfasst hat, gibt sie nicht selbst frei. Einrichtung, Kontenplan, Datei-Uploads und der Jahresabschluss bleiben bewusst im Dashboard; Belege kommen per Upload, Kamera oder E-Mail herein, nicht über den Chat.
Und der Datenschutz?
Wenn du dem Assistenten eine Frage stellst, ruft er die nötigen Daten bei Membear ab und verarbeitet sie beim jeweiligen KI-Anbieter. Klärt im Vorstand, welche Daten ihr so bearbeiten wollt. Mit «nur lesen» und dem Trennen nicht mehr genutzter Verbindungen hältst du den Zugriff klein. Wer keinen Assistenten verbindet, merkt von alldem nichts.
Weniger doppelt tippen, mehr Vereinsleben — das war unser Fokus in diesem Herbst. Wenn dein Verein Mitglieder, Beiträge und Buchhaltung noch in drei Tabellen führt, kannst du Membear kostenlos ausprobieren.
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