Jeder Schweizer Verein muss Buch führen — aber längst nicht jeder braucht eine doppelte Buchhaltung. Hier steht, was das Gesetz verlangt, wann eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genügt und was in die Jahresrechnung für die Generalversammlung gehört.
Ja. Nach Art. 69a ZGB führt der Vorstand die Geschäftsbücher des Vereins. Das gilt für jeden Verein, unabhängig von Grösse, Budget oder Eintrag im Handelsregister — auch für den Quartierverein mit 40 Mitgliedern. Verantwortlich ist der Vorstand als Ganzes, nicht nur die Kassierin oder der Kassier. In der Praxis heisst das: Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage müssen jederzeit nachvollziehbar sein, und die Mitglieder haben an der Generalversammlung Anspruch auf eine Rechnung, die sie verstehen.
Für die meisten Vereine genügt die einfache Buchhaltung. Art. 957 Abs. 2 OR hält fest, dass Vereine, die sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen müssen, nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen müssen — die sogenannte Milchbüechlirechnung. Entscheidend ist also die Eintragungspflicht, und die entsteht nach Art. 61 Abs. 2 ZGB vor allem in zwei Fällen: wenn der Verein für seinen Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt, oder wenn er revisionspflichtig ist. Als revisionspflichtig gilt dabei beides, die ordentliche wie die eingeschränkte Revision nach Art. 69b ZGB. Trifft eines davon zu, gilt die kaufmännische Buchführung nach Art. 957 ff. OR mit Kontenplan, Bilanz und Erfolgsrechnung. Für den gewöhnlichen Verein trifft keines zu. Freiwillig doppelt zu buchen lohnt sich trotzdem oft: sobald der Verein Vermögen, Rückstellungen oder mehrere Konten hat, zeigt erst die Bilanz, wie es wirklich steht.
Eine ordentliche Revision verlangt Art. 69b ZGB erst, wenn zwei dieser drei Grössen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden: Bilanzsumme von 10 Millionen Franken, Umsatzerlös von 20 Millionen Franken, 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt. Das trifft auf kaum einen gewöhnlichen Verein zu. Eine eingeschränkte Revision muss der Verein durchführen, wenn ein Mitglied mit persönlicher Haftung oder Nachschusspflicht es verlangt. Unabhängig davon schreiben die meisten Statuten eigene Revisorinnen und Revisoren vor — diese Pflicht kommt dann aus den Statuten, nicht aus dem Gesetz, und gilt trotzdem.
Bei einfacher Buchhaltung besteht die Jahresrechnung aus der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und einer Übersicht über das Vermögen, also Bank, Kasse und offene Posten. Bei doppelter Buchführung kommen Bilanz und Erfolgsrechnung dazu, aufgebaut auf einem Kontenplan. Praktisch wichtig für die Generalversammlung sind drei Dinge: der Vergleich mit dem Vorjahr, eine Erklärung der grossen Abweichungen, und die Höhe der offenen Mitgliederbeiträge. Letzteres wird am häufigsten gefragt und am seltensten vorbereitet.
Eine Excel-Vorlage reicht so lange, wie eine Person allein die Kasse führt und die Belege überblickt. Sie wird zum Problem, wenn das Amt wechselt, wenn Beiträge und Bankauszug abgeglichen werden müssen oder wenn die Revision Belege zu einzelnen Buchungen sehen will. Dann kostet das Suchen mehr Zeit als das Buchen. Der Übergang zu einer Software lohnt sich meist genau dann, wenn Mitgliederbeiträge und Buchhaltung dieselben Zahlen betreffen — denn doppelt erfasst wird nur, was in zwei Systemen liegt.
In Membear entsteht die Buchhaltung aus den Daten, die der Verein ohnehin hat: Eine bezahlte Jahresrechnung wird gebucht, sobald das Geld eingeht, und der Bankauszug wird über die QR-Referenz zugeordnet. Dazu gehören Kontenplan, Belegablage, Bilanz, Erfolgsrechnung und der Jahresabschluss. Das Journal ist dabei nicht veränderbar — eine Korrektur passiert über einen Storno, so wie es die Revision erwartet. Die Buchhaltung gehört zum Abo Verein für CHF 9 pro Monat; die Mitgliederverwaltung mit Beiträgen und QR-Rechnung ist in der Grundversion kostenlos.
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