Encaisser les cotisations fait partie des tâches les plus stressantes au comité — surtout à l'approche de l'assemblée générale. Ce guide montre aux caissières et caissiers comment encaisser la cotisation annuelle avec la facture annuelle, TWINT et la facture QR — et garder d'un coup d'œil la vue sur les cotisations ouvertes et payées.
Dans beaucoup d'associations, le statut des paiements vit dans des listes Excel et des dossiers d'e-mails. Vous envoyez les factures à la main, des rappels sont oubliés et, avant l'AG, personne ne sait plus qui a déjà payé sa cotisation annuelle. Les questions atterrissent chez la caissière ou le caissier — et les heures des bénévoles disparaissent dans les rapprochements. Encaisser les cotisations ne demande donc pas une paperasse de plus, mais un déroulement clair : préparer une fois, envoyer les factures, voir le statut.
La cotisation annuelle passe par la facture annuelle — pas par des demandes de paiement éparses. D'abord, vous configurez zahls.ch une fois (identifiants et webhook dans les paramètres de l'association). Ensuite, vous pouvez envoyer les factures : vérifier les types d'affiliation et les montants, lancer la facturation groupée et envoyer les factures par e-mail — ou en PDF avec facture QR pour les membres sans e-mail. En ligne, les membres paient par TWINT ou par carte ; qui préfère le virement utilise la facture QR. Les cotisations payées apparaissent dans l'aperçu, sans que vous retapiez les relevés bancaires ligne par ligne. Les étapes détaillées figurent dans le guide sur l'envoi des factures annuelles.
Beaucoup de comités raisonnent en «soit l'un, soit l'autre». Mieux vaut les deux : TWINT pour les membres qui veulent payer en ligne et tout de suite — et la facture QR pour l'envoi postal, les membres sans e-mail ou celles et ceux qui préfèrent le virement bancaire. Le virement avec facture QR complète la voie en ligne ; il ne remplace pas la configuration de zahls.ch. Vous réduisez ainsi les questions et restez conforme à la facture QR suisse. Pour en savoir plus sur TWINT pour les associations, consultez le guide correspondant ; la page gestion des factures explique l'ensemble du flux, QR compris.
L'objectif avant l'assemblée générale, c'est la clarté — pas la perfection dès le premier jour. Avec un statut centralisé, vous voyez qui doit encore payer et qui a payé, sans chaos Excel. Les membres peuvent payer eux-mêmes dans le portail et vérifier leur statut ; cela décharge les caissières et caissiers des questions de routine. Celles et ceux qui ne paient pas malgré la facture, vous les relancez plus tard par des rappels ou une facturation groupée — d'abord aimablement, plus formellement si nécessaire. Vous arrivez ainsi à l'AG avec des chiffres fiables plutôt qu'avec des suppositions.
En bref : configurer zahls.ch une fois, puis envoyer les factures. Dans Membear, vous importez ou tenez à jour les membres, définissez les types d'affiliation, connectez zahls.ch et lancez la facturation annuelle. Les membres paient par TWINT, par carte ou par facture QR ; vous gardez la vue sur les cotisations ouvertes et payées. La version de base reste gratuite ; les frais de transaction sont facturés par le prestataire de paiement. Quand la prochaine facturation approche : commencez gratuitement, connectez zahls.ch et exercez-vous avec quelques factures de test avant le grand envoi.
Bref et concret pour les caissières et caissiers.
Commencez gratuitement, connectez zahls.ch et préparez sereinement la prochaine facturation avant l'AG.