Toute association suisse doit tenir une comptabilité — mais toutes n'ont pas besoin d'une comptabilité en partie double, loin de là. Voici ce que la loi exige, quand une comptabilité recettes-dépenses suffit et ce que doivent contenir les comptes annuels présentés à l'assemblée générale.
Oui. Selon l'art. 69a CC, le comité tient les livres de l'association. Cela vaut pour toute association, quels que soient sa taille, son budget ou son inscription au registre du commerce — même pour l'association de quartier de 40 membres. La responsabilité incombe au comité dans son ensemble, pas seulement à la caissière ou au caissier. En pratique, cela signifie que les recettes, les dépenses et la situation patrimoniale doivent pouvoir être retracées à tout moment, et que les membres ont droit, à l'assemblée générale, à des comptes qu'ils comprennent.
Pour la plupart des associations, la comptabilité simple suffit. L'art. 957 al. 2 CO précise que les associations qui ne sont pas tenues de s'inscrire au registre du commerce doivent seulement tenir une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que de leur situation patrimoniale — la comptabilité dite «recettes-dépenses». Ce qui compte, c'est donc l'obligation de s'inscrire, et celle-ci naît selon l'art. 61 al. 2 CC surtout dans deux cas : lorsque l'association exerce, pour atteindre son but, une industrie en la forme commerciale, ou lorsqu'elle est soumise à l'obligation de révision. Sont visés les deux types de contrôle, le contrôle ordinaire comme le contrôle restreint selon l'art. 69b CC. Si l'un de ces cas s'applique, la comptabilité commerciale selon les art. 957 ss CO s'impose, avec plan comptable, bilan et compte de résultat. Pour une association ordinaire, aucun des deux ne s'applique. Tenir volontairement une comptabilité double vaut pourtant souvent la peine : dès que l'association a de la fortune, des provisions ou plusieurs comptes, seul le bilan montre la situation réelle.
L'art. 69b CC n'exige un contrôle ordinaire que lorsque deux des trois valeurs suivantes sont dépassées au cours de deux exercices successifs : un total du bilan de 10 millions de francs, un chiffre d'affaires de 20 millions de francs, 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle. Cela ne concerne pratiquement aucune association ordinaire. L'association doit faire effectuer un contrôle restreint lorsqu'un membre personnellement responsable ou tenu d'effectuer des versements supplémentaires l'exige. Indépendamment de cela, la plupart des statuts prévoient leurs propres réviseuses et réviseurs — cette obligation découle alors des statuts, non de la loi, et s'applique malgré tout.
En comptabilité simple, les comptes annuels se composent du décompte des recettes et des dépenses et d'un état du patrimoine, c'est-à-dire banque, caisse et postes ouverts. En comptabilité double s'y ajoutent le bilan et le compte de résultat, établis sur la base d'un plan comptable. En pratique, trois éléments comptent pour l'assemblée générale : la comparaison avec l'exercice précédent, une explication des écarts importants et le montant des cotisations encore ouvertes. Ce dernier point est le plus souvent demandé et le plus rarement préparé.
Un modèle Excel suffit tant qu'une seule personne tient la caisse et garde la vue d'ensemble des pièces justificatives. Il devient un problème lorsque la fonction change de mains, lorsque les cotisations doivent être rapprochées du relevé bancaire ou lorsque la révision veut voir les pièces justificatives de certaines écritures. Chercher prend alors plus de temps que comptabiliser. Le passage à un logiciel se justifie généralement au moment précis où les cotisations des membres et la comptabilité portent sur les mêmes chiffres — car on ne saisit à double que ce qui se trouve dans deux systèmes.
Dans Membear, la comptabilité découle des données dont l'association dispose de toute façon : une facture annuelle payée est comptabilisée dès que l'argent arrive, et le relevé bancaire est rapproché grâce à la référence QR. S'y ajoutent le plan comptable, l'archivage des pièces justificatives, le bilan, le compte de résultat et la clôture annuelle. Le journal ne peut pas être modifié — une correction passe par une extourne, comme la révision l'attend. La comptabilité fait partie de l'abonnement Verein à CHF 9 par mois ; la gestion des membres avec cotisations et facture QR est gratuite dans la version de base.
Les obligations en bref et concrètement pour les associations suisses.
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