Ogni associazione svizzera deve tenere la contabilità — ma non tutte hanno bisogno di una contabilità in partita doppia, anzi. Qui trovi cosa chiede la legge, quando basta un conto entrate-uscite e cosa deve contenere il conto annuale per l'assemblea generale.
Sì. Secondo l'art. 69a CC il comitato tiene i libri dell'associazione. Questo vale per ogni associazione, indipendentemente da dimensioni, budget o iscrizione nel registro di commercio — anche per l'associazione di quartiere con 40 soci. La responsabilità è del comitato nel suo insieme, non solo della cassiera o del cassiere. In pratica significa che entrate, uscite e situazione patrimoniale devono essere ricostruibili in qualsiasi momento, e che all'assemblea generale i soci hanno diritto a un conto che riescono a capire.
Per la maggior parte delle associazioni basta la contabilità semplice. L'art. 957 cpv. 2 CO stabilisce che le associazioni che non sono tenute a iscriversi nel registro di commercio devono tenere soltanto una contabilità delle entrate, delle uscite e della situazione patrimoniale — la cosiddetta contabilità «entrate-uscite». Ciò che conta è quindi l'obbligo d'iscrizione, che secondo l'art. 61 cpv. 2 CC nasce soprattutto in due casi: quando l'associazione, per conseguire il suo scopo, esercita un'industria in forma commerciale, oppure quando è soggetta all'obbligo di revisione. Rientrano in questo obbligo entrambe le forme, la revisione ordinaria come quella limitata secondo l'art. 69b CC. Se vale uno di questi casi, si applica la contabilità commerciale secondo gli art. 957 segg. CO, con piano dei conti, bilancio e conto economico. Per l'associazione comune non vale nessuno dei due. Tenere volontariamente la partita doppia conviene comunque spesso: appena l'associazione ha un patrimonio, accantonamenti o più conti, solo il bilancio mostra come stanno davvero le cose.
L'art. 69b CC richiede una revisione ordinaria solo se in due esercizi consecutivi vengono superati due di questi tre valori: totale di bilancio di 10 milioni di franchi, cifra d'affari di 20 milioni di franchi, 50 posti a tempo pieno in media annua. Questo non riguarda quasi nessuna associazione comune. L'associazione deve far eseguire una revisione limitata se lo chiede un socio personalmente responsabile o tenuto a effettuare versamenti suppletivi. A prescindere da ciò, la maggior parte degli statuti prevede proprie revisore e propri revisori — questo obbligo deriva allora dallo statuto, non dalla legge, e vale comunque.
Con la contabilità semplice il conto annuale è composto dal conto entrate-uscite e da una panoramica del patrimonio, cioè banca, cassa e partite aperte. Con la partita doppia si aggiungono bilancio e conto economico, basati su un piano dei conti. In pratica, per l'assemblea generale contano tre cose: il confronto con l'anno precedente, una spiegazione degli scostamenti importanti e l'importo delle quote sociali ancora aperte. Quest'ultimo punto è il più richiesto e il meno preparato.
Un modello Excel basta finché una sola persona tiene la cassa e ha sotto controllo i giustificativi. Diventa un problema quando la carica passa ad altri, quando quote ed estratto conto vanno riconciliati o quando la revisione vuole vedere i giustificativi di singole registrazioni. A quel punto cercare costa più tempo che registrare. Il passaggio a un software conviene di solito proprio quando quote sociali e contabilità riguardano gli stessi numeri — perché si registra due volte solo ciò che sta in due sistemi.
In Membear la contabilità nasce dai dati che l'associazione ha già: una fattura annuale pagata viene registrata appena arriva il denaro, e l'estratto conto viene abbinato tramite il riferimento QR. A questo si aggiungono piano dei conti, archivio dei giustificativi, bilancio, conto economico e chiusura annuale. Il giornale non è modificabile — una correzione avviene con uno storno, come si aspetta la revisione. La contabilità fa parte dell'abbonamento Verein a CHF 9 al mese; la gestione dei membri con quote e fattura QR è gratuita nella versione di base.
Gli obblighi in breve e in concreto per le associazioni svizzere.
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