La revisione è il momento in cui i conti dell'associazione vengono guardati dall'esterno — di solito da due soci eletti dall'assemblea generale. Qui trovi quando è obbligatoria, chi può eseguirla e come prepararla senza cercare giustificativi la sera prima.
La revisione verifica se il conto annuale concorda con la contabilità e con i giustificativi. Non valuta se il comitato ha gestito bene, ma se le cifre sono corrette e complete. Alla fine c'è il rapporto di revisione con una proposta all'assemblea generale: approvare il conto annuale e dare discarico al comitato. Questo discarico è il vero scopo — libera il comitato dalla responsabilità per l'esercizio chiuso, nella misura in cui l'assemblea generale conosceva gli affari. Ciò che le è stato taciuto non è coperto dal discarico.
Per legge solo raramente. L'art. 69b CC richiede una revisione ordinaria da parte di un ufficio di revisione abilitato solo se in due esercizi consecutivi vengono superati due dei tre valori seguenti: somma di bilancio di 10 milioni di franchi, cifra d'affari di 20 milioni di franchi, 50 posti a tempo pieno in media annua. Una revisione limitata è necessaria se la chiede un socio personalmente responsabile o tenuto a versamenti suppletivi. Quasi tutte le associazioni fanno comunque la revisione — perché lo prescrive lo statuto. Questo obbligo statutario è vincolante quanto uno legale, ed è il motivo per cui la maggior parte delle associazioni elegge revisore e revisori.
Per la revisione statutaria bastano due soci eletti dall'assemblea generale e indipendenti: non nel comitato, non alla cassa, non imparentati con la cassiera o il cassiere né conviventi nella stessa economia domestica. Di solito lo statuto non richiede una formazione, la diligenza sì. Diverso è se la revisione è richiesta dalla legge: allora verifica un ufficio di revisione abilitato dallo Stato, per la revisione ordinaria secondo l'art. 69b CC una perita revisora abilitata o un perito revisore abilitato, per quella limitata una revisora abilitata o un revisore abilitato. Per l'associazione comune nessuna delle due è necessaria. Nelle associazioni più grandi conviene mantenere una delle due persone in carica per più anni, così da conservare termini di paragone.
Di solito si verificano: il saldo bancario e di cassa rispetto agli estratti, giustificativi a campione rispetto alle registrazioni, le quote sociali aperte, e se il conto annuale concorda con il giornale. Il rapporto di revisione indica il periodo verificato, cosa è stato verificato, eventuali constatazioni e la proposta all'assemblea generale. Di solito è lungo mezza pagina ed è firmato da entrambe le revisore o da entrambi i revisori. La legge non prescrive di inviare il rapporto in anticipo; molti statuti però lo richiedono, ed è buona prassi inviarlo ai soci insieme al conto annuale prima dell'assemblea generale.
Ciò che serve alla revisione si dice in tre punti: il conto annuale, il giornale con tutte le registrazioni e, per ogni registrazione, il giustificativo. Se queste tre cose combaciano, la verifica si sbriga in una serata. Diventa faticoso quando i giustificativi stanno in un raccoglitore, le registrazioni in una tabella e i pagamenti nell'e-banking — allora la revisione consiste soprattutto nel cercare. In Membear il giustificativo è allegato alla registrazione, il giornale non è modificabile a posteriori e l'accesso per la revisione fa parte dell'abbonamento Autopilot. La verifica in sé Membear non la sostituisce: solo l'assemblea generale può dare discarico al comitato.
In breve e concreto per le associazioni svizzere.
Giustificativi allegati alle registrazioni, giornale tracciabile — inizia gratis con Membear.