Viele Vereinskassen kennen das: Mitte Januar startet der Jahreslauf, und plötzlich liegen Listen in Excel, PDFs in E-Mail-Ordnern und offene Fragen vor der Generalversammlung (GV). Mit einem klaren Ablauf sparst du Stunden — und gehst entspannter in die GV.
1. Mitgliedschaftstypen und Beträge festlegen
Bevor du Rechnungen erstellst, solltest du wissen, wer wie viel bezahlt:
- Aktivmitglied, Passivmitglied, Junior, Familie, Ehrenmitglied …
- Beiträge pro Typ und Periode (meist Kalenderjahr oder Vereinsjahr)
- Sonderfälle: neue Mitglieder mitten im Jahr, pausierte Mitglieder
In Membear legst du Mitgliedschaftstypen einmal fest und weist sie den Mitgliedern zu. So entstehen beim Rechnungslauf automatisch die richtigen Beträge.
2. Jahresrechnungen in einem Durchgang erstellen
Statt einzelne Rechnungen von Hand zu schreiben, erstellst du einen Sammellauf für alle Mitglieder:
- Zeitraum und Mitgliedschaftstypen wählen
- Rechnungen generieren und kurz stichprobenartig prüfen
- Versand vorbereiten — per E-Mail oder als QR-Rechnung
Tipp: Plane den Versand so, dass Mitglieder mindestens vier Wochen vor der Fälligkeit die Rechnung erhalten. So bleibt Zeit für Erinnerungen, ohne dass du in Panik gerätst.
3. Rechnungen versenden — E-Mail und Post
Nicht alle Mitglieder haben E-Mail. Ein guter Mix:
- Mit E-Mail: Rechnung direkt aus der Vereinssoftware versenden, Link zum Mitgliederportal inklusive
- Ohne E-Mail: Schweizer QR-Rechnung als PDF — korrekt formatiert für Post oder persönliche Übergabe
Mit TWINT und Online-Zahlung über zahls.ch bezahlen viele Mitglieder von selbst, sobald sie die Rechnung erhalten. Das entlastet dich als Kassierin oder Kassier deutlich.
4. Zahlungen abgleichen
Offene Beiträge sind nur dann harmlos, wenn du sie jederzeit einsehen kannst:
- Online-Zahlungen werden automatisch den Rechnungen zugeordnet
- Banküberweisungen markierst du als bezahlt — ein Klick pro Einzahlung
- Offene Posten siehst du auf einen Blick, nicht in drei verschiedenen Tabellen
So weisst du vor der GV genau, wer bezahlt hat — ohne Listen manuell zusammenzutragen.
5. Mahnungen gezielt, nicht pauschal
Erinnerungen sind normal. Entscheidend ist der richtige Zeitpunkt:
- Erste Erinnerung nach der Fälligkeit, freundlich formuliert
- Zweite Mahnung nur an Mitglieder, die wirklich offen sind
- Kein Rundmail an alle — das nervt diejenigen, die längst bezahlt haben
In Membear filterst du offene Rechnungen und versendest Erinnerungen gezielt.
6. Vor der GV: Klarheit schaffen
Zwei Wochen vor der GV solltest du folgendes haben: